Effizientes Wissensmanagement für industrielle Produktinformationen

Effizientes Wissensmanagement für die industriellen Produktinformationen

- Prozessoptimierung Medienproduktion -

Der Paradigmenwechsel im Kommunikationsverhalten unserer modernen Wissensgesellschaft stellt höchste Anforderungen an die Unternehmenskommunikation. Produkt- und Unternehmensbotschaften müssen über eine Vielzahl von Kommunikationssträngen in kürzester Zeit den Kunden erreichen. Neben der Installation von IT-Lösungen muss auch der Prozess des internen Wissensmanagements bei Unternehmenskommunikation optimiert werden. Für industrielle Unternehmen mit einer Vielzahl von Artikeln spielt zwar die effiziente Vorhaltung von Produktinformationen eine vorrangige Rolle, aber: Mit schlecht organisierten Prozessen kann auch eine optimierte Datenverwaltung kein verbessertes Ergebnis erzielen.


1. Paradigmenwechsel in der Unternehmenskommunikation
Kaum ein Faktor der heutigen Wissensgesellschaft unterliegt durch die Entwicklung moderner Technologien schnelleren Veränderungsprozessen als das
Kommunikationsverhalten. Die stetig wachsende Medienvielfalt konfrontiert moderne Unternehmen mit einer komplexen Problematik, die nicht selten unterschätzt wird: In kürzester Zeit ihre Informationen gegenüber der Öffentlichkeit zu kommunizieren und dabei sämtliche Kommunikationsstränge abzudecken.
Viele Unternehmen produzieren aufgrund dieses Paradigmenwechsels bereits für die große Palette der Medien: Kataloge, Broschüren, Mitarbeiterzeitungen, Internet, etc. Entstanden ist dabei jedoch oftmals kein strategisches Konzept: Insellösungen beim Produktinformations-Management verursachen bei der Medienproduktion einen enormen Kosten- und Zeitaufwand und sind in einem hohen Maße ineffizient.
Notwendig ist neben der Installation einer effizienten Datenbank zur Wissensverwaltung eine Optimierung der Prozesse, die die modernen technischen
Innovationen einbezieht und ein aktives Management für das unternehmensinterne Wissen bereit hält. Die Effizienz in der internen Kommunikation muss gesteigert werden, damit das interne Wissen wertschöpfend zur Information des Kunden eingesetzt werden kann.

2. Medienproduktion in Unternehmen heute
Zahlreiche Beteiligte sowie eine Vielzahl von Einzelschritten im Prozessablauf erschweren die Projektplanung und die Bereitstellung von Informationen bei der Medienproduktion. Die benötigten Produktinformationen sind oftmals auf vielen verschiedenen Datenträgern organisiert. Häufig befindet sich das Wissen zu einzelnen Produkten lediglich im Gedankengut der Mitarbeiter.
Insbesondere die Medienproduktion ist in vielen Unternehmen funktionsorientiert organisiert. Mehrere arbeitstechnisch identische Prozesse laufen parallel
nebeneinander. Dabei wird auch Wissen parallel angehäuft, verwaltet und archiviert. Gerade bei vernetzten und crossmedialen Produktionen ergeben sich durch diese funktionsorientierten Abläufe erhebliche kommunikative Defizite, da die Informationsabstimmung unter allen Beteiligten während des Prozessablaufs immens ist.
Stets müssen alle internen und externen Bereiche auf dem aktuellen Stand gehalten werden: Von Marketingabteilung und Produktmanagement, über die Grafik bis hin zum Vertrieb. Ergeben sich Änderungen innerhalb eines laufenden Projekts, ist ein hoher organisatorischer und zeitlicher Aufwand notwendig, um diese zu kommunizieren und umzusetzen. Auslöser hierfür sind meist Defizite in der Anwendung des intern vorhandenen Wissens.
Solche Defizite im internen Kommunikationsprozess wirken sich negativ auf die Informationsvermittlung bei einer Medienproduktion aus. Folgen sind unstrukturierte Prozesse zwischen den einzelnen Abteilungen, unklare Verantwortlichkeiten sowie Doppel- und Mehrarbeit durch eine zeitraubende Informationsbeschaffung und das Fehlen einer effizienten Datenverwaltung und –archivierung.
Wissen ist ein Produktionsfaktor. Konsumentengerechte Unternehmens- und Produktinformationen sind Resultat eines kommunikativen Handelns in den
Geschäftsprozessen. Die Optimierung der Prozesse führt zu einer Steigerung der Flexibilität in der Kundenkommunikation und der Kundenbindung.

3. Praxisbeispiel GAH Alberts GmbH
GAH ist eines der führenden Unternehmen in der Metallindustrie. Ca. 7500 Produkte für Haus, Hof und Garten werden über Baumärkte und Fachhandel vertrieben. Dazu gehören Zaun- und Torsysteme ebenso wie Drahtklammern bis hin zu Schrauben und Winkeln. Durch diese enorme Anzahl an Artikel entsteht ein hoher Bedarf an einer effizienten Verwaltung der Produktinformationen. Diese Produktinformation müssen jederzeit für die Kommunikation mit dem Kunden und somit für die Medienproduktion aktuell und vollständig verfügbar sein um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren.
Am Beispiel einer Katalogproduktion wird deutlich, dass neben der Installation eines Produktinformationssystems und eines Database-Publishing-Tools die
Prozessoptimierung der internen Unternehmenskommunikation maßgeblich für den Erfolg des Datenmanagement, der Kostenreduktion und einer erfolgreichen Kundenkommunikation ist: Ein effizientes Wissensmanagement für die Produktinformationen reduzierte die bisherigen 54 Prozess-Schritte auf lediglich zehn. D.h. ca. 80 Prozent aller Prozess-Schritte waren überflüssig.
Vor Projektbeginn wurde bei GAH unter einem enormen Kosten- und Zeitaufwand der Katalog einsprachig produziert. Heute produziert GAH seine Medien in 15 Sprachen auf Knopfdruck. Das intern vorhandene Wissen bedürfte zunächst eines soliden, kommunikativen Fundaments bevor externe Kommunikationsmaßnahmen kosten- und zeitsparend umgesetzt werden konnten.