Wie gründe ich eine GmbH?

Wie gründe ich eine GmbH?

Wie gründe ich eine GmbH?

Leitfaden zum Ablauf des Gründungsvorgangs bei einer deutschen GmbH

Beitrag, Deutsch, 12 Seiten

Autor: Dr. Robert Amann

Erscheinungsjahr: 2007


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Die GmbH Gründung im Überblick

1. GmbH Gründung: Überblick der einzelnen Schritte der Gründung einer GmbH

Die GmbH entsteht erst mit ihrer Eintragung in das Handelsregister. Vor der Registereintragung der GmbH stehen mehrere Schritte:

  1. Klärung der Zulässigkeit der Firma der GmbH und einer etwaigen Genehmigungspflicht des Gegenstandes der künftigen Gesellschaft (z.B. nach der Gewerbeordnung, GewO) durch eine entsprechende Bestätigung der örtlichen IHK.
  2. Notarielle Beurkundung des Beschlusses eines oder mehrerer Gründer zur Errichtung der GmbH durch einen deutschen Notar. Der Beschluss enthält unter anderem die genaue Bezeichnung der Gründungsgesellschafter der GmbH, die Firma der GmbH und den Betrag des Stammkapitals der Gesellschaft, die Übernahme der Stammeinlagen durch die Gründungsgesellschafter der GmbH, die Form der Einlagenleistung (Bar- und/oder Sacheinlage) und die Bestellung des/der ersten Geschäftsführer(s). Die Satzung der GmbH wird dem Beschluss als Anlage beigefügt (Dem nach § 54 EStDV zuständigen Finanzamt für Körperschaften wird vom Notar eine einfache Abschrift der Urkunde übersandt. Das Finanzamt frägt anschliessend mit dem Fragebogen KSt GU / 2 weitere Informationen ab). Das Stammkapital der GmbH muss mindestens 25.000,00 Euro betragen. Die Stammeinlage jedes Gesellschafters der GmbH muss mindestens 100,00 Euro betragen und durch fünfzig teilbar sein. In der Satzung der GmbH wird unter anderem üblicherweise geregelt, bis zu welchem Betrag die GmbH die Gründungskosten (siehe dazu unten 2.) selbst trägt. Fehlt eine entsprechende Regelung müssen die Gründungskosten vollständig durch die Gründer getragen werden.
  3. Notarielle Beglaubigung der Anmeldung der Gründung der Gesellschaft zum Handelsregister durch den/die Geschäftsführer durch einen deutschen Notar. Der Anmeldung werden als Anlagen eine notariell beglaubigte Abschrift der Errichtungsurkunde (siehe oben a), der/die Nachweis(e) über die tatsächliche Einlagenleistung (siehe unten g), eine Liste der Gesellschafter sowie die für den Geschäftsbetrieb der Gesellschaft ggf. erforderlichen öffentlich-rechtlichen Genehmigungen beigefügt.
  4. Einholung der für den Geschäftsbetrieb der Gesellschaft ggf. erforderlichen öffentlich-rechtlichen Genehmigungen (z.B. Genehmigungen nach der GewO) durch die GmbH in Gründung.
  5. Eröffnung eines Bankkontos für die GmbH in Gründung unter Vorlage einer notariell beglaubigten Abschrift der Errichtungsurkunde (siehe oben a) durch den/die Geschäftsführer der GmbH in Gründung.
  6. Leistung der Einlagen durch die Gesellschafter, z.B. bei Bareinlagen durch Bareinzahlung oder Überweisung auf das Bankkonto der GmbH in Gründung.
  7. Einholung einer Einlagebestätigung der Bank über die Leistung der Bareinlagen, falls diese durch Bareinzahlung oder Überweisung auf ein Bankkonto der GmbH in Gründung geleistet wurden.
  8. Einreichen der notariell beglaubigten Registeranmeldung nebst Anlagen (siehe oben c) beim Handelsregister, idR. durch den Notar. Im letztgenannten Fall müssen dem Notar zuvor der/die Nachweis(e) über die tatsächliche Einlagenleistung (siehe oben g) und Kopien der ggf. erforderlichen öffentlich-rechtlichen Genehmigungen (siehe oben d) zugesandt werden.
  9. Eröffnungsbilanz der GmbH: Durch den/die Geschäftsführer aufzustellen und persönlich zu unterzeichnen sowie durch die Gründungsgesellschafter förmlich festzustellen (Durch die Feststellung des nachfolgenden Jahresabschlusses ergibt sich konkludent eine Genehmigung der zugrunde liegenden Eröffnungsbilanz, weshalb in der Praxis meist auf eine förmliche Feststellung der Eröffnungsbilanz verzichtet wird). Als Stichtag der Eröffnungsbilanz kann frühestens das Datum der notariellen Beurkundung der Errichtung der GmbH und spätestens das Datum der Entgegennahme der Einlagen gewählt werden.
  10. Prüfung der eingereichten Unterlagen durch das Registergericht, ggf. unter Einschaltung der IHK.
  11. Eintragung der GmbH und des/der Geschäftsführer in das Handelsregister.
  12. Veröffentlichung der Eintragung, idR. in der Süddeutschen Zeitung und im Bundesanzeiger.
  13. Vollzugsmitteilung des Registergerichts über die Eintragung an den Notar und an die Gesellschaft.
  14. Gewerbeanmeldung durch die Geschäftsführer bei der Gemeinde des satzungsmässigen Sitzes der GmbH.

Zu den Besonderheiten von Sacheinlagen bei einer GmbH-Gründung siehe nachfolgend Punkt 3.b.

Der Zeitraum zwischen den vorgenannten Schritten a) und k) beträgt im günstigsten Fall eine Woche (5 Arbeitstage), häufig zwei bis drei Wochen und in Ausnahmefällen (z.B. bei Einholung öffentlich-rechtlicher Genehmigungen) mehrere Monate. Nach § 25 Abs. 1 Satz 2 und 3 der Handelsregisterverordnung (HRV) besteht für das Registergericht die Pflicht, binnen eines Monats nach Eingang der Unterlagen die Gesellschaft einzutragen oder bei Eintragungshindernissen (z.B. fehlende öffentlich-rechtliche Genehmigung) in Form einer Zwischenverfügung zu reagieren.

Im Vergleich dazu steht beim Erwerb einer Vorrats-GmbH eine GmbH nach Abwicklung der damit verbundenen Formalitäten und Geldtransfers grundsätzlich bereits nach ca. 2 bis 3 Tagen zur Verfügung (vorbehaltlich vor der Aufnahme von Umsatzgeschäften ggf. erforderlicher öffentlich-rechtlicher Genehmigungen oder Satzungsänderungen wie z.B. die üblicherweise vorzunehmende Firmenänderung).

Unsere Rechtsanwälte betreuen regelmässig GmbH-Gründungen und können aufgrund der dadurch gewonnenen Routine einen wertvollen Beitrag zum reibunglosen und schnellen Ablauf einer GmbH-Gründung leisten.

2. Kosten der Gründung einer GmbH

Bei der Gründung einer GmbH fallen Kosten für den Notar, das Registergericht, die kontoführende Bank und die Veröffentlichungen an. Hinzu kommt ggf. das Beratungshonorar eines Rechtsanwalts oder eines Steuerberater, das der Höhe nach vom Beratungsbedarf im jeweiligen Einzelfall abhängt. Die Kosten für die Handelsregistereintragung betragen 100,00 Euro und für die Veröffentlichungen 240,00 Euro. Hinsichtlich der Notargebühren gilt Folgendes:

Die Gesellschaft kann nur durch die notarielle Beurkundung des Gesellschaftsvertrages (Satzung) wirksam errichtet werden. Dabei nimmt der Notar nicht nur die Beurkundung im engeren Sinne vor. Er berät - ohne gesonderte Vergütung - die Beteiligten auch über alle mit der Gesellschaftsgründung zusammenhängenden Rechtsfragen und entwirft den Gesellschaftsvertrag. Im Normalfall wird die Bestellung eines Geschäftsführers durch Beschluss der Gesellschafterversammlung im Rahmen der Gründung mitbeurkundet. Für die Eintragung der Gesellschaft im Handelsregister ist die Anmeldung bei dem zuständigen Registergericht in öffentlich beglaubigter Form einzureichen, deren Entwurf der Notar übernimmt und die sowohl die Versicherung des Geschäftsführers (§ 8 Abs. 3 GmbHG) als auch die Belehrung nach § 51 Abs. 2 BZRG beinhaltet.

Eine betreuende und zusätzlich zu vergütende Tätigkeit des Notars liegt vor, wenn er die der Anmeldung beizufügende Liste der Gesellschafter (§ 8 Abs. 1 Nr. 3 GmbHG) fertigt.

Für die genannten Tätigkeiten berechnet der Notar bei einer Ein-Mann-Gründung und einem Stammkapital von 25.000 Euro Gebühren in Höhe von insgesamt ca. 380,00 Euro zzgl. 19 % USt.

3. Leistung der Einlagen der Gesellschafter

Eine GmbH kann nach deutschem Gesellschaftsrecht durch Bargründung, durch Sachgründung oder durch gemischte Bar-/Sachgründung errichtet werden. Erst nachdem sich die Bareinlage und/oder Sacheinlage endgültig in der freien Verfügung des/der Geschäftsführer(s) befindet und dies gegenüber dem Registergericht nachgewiesen wurde, darf die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen werden.

3.1. Leistung einer Bareinlage

Eine Bareinlage kann im Nominalwert in bar mit inländischen Zahlungsmitteln geleistet und nachgewiesen werden (unüblich) oder durch Bareinzahlung oder Überweisung (Str. Flore, GmbH-StB 203, S.230, 233 geht hier von Sachgründung aus - wohl entgegen der Rspr. Vgl. OLG Hamm v. 12.03.90, 8 U 172/89, GmbHR 1990, S. 559 und OLG Düsseldorf v. 08.04.1994, 16 W 15/94, GmbHR 1995, S. 122). auf ein Bankkonto der GmbH in Gründung (üblich). Im letztgenannten Fall erfolgt der Nachweis der Einlagenleistung gegenüber dem Registergericht durch eine Bestätigung der kontoführenden Bank (siehe oben 1. Buchst. g).

Das Bankkonto wird erst im Anschluss an den Notartermin zur Beurkundung der Gründung der GmbH und der notariellen Beglaubigung der Handelsregisteranmeldung durch die Geschäftsführer der GmbH in Gründung unter Vorlage einer notariellen Abschrift der Errichtungsurkunde bei der Bank eröffnet. Die Eröffnung eines Bankkontos für die künftige GmbH und die Einzahlung der Bareinlagen auf dieses Konto vor der Beurkundung der Gründung der GmbH führt nicht zu einer wirksamen Einlagenleistung an die GmbH in Gründung, sondern stellt eine Leistung an eine sogenannte Vorgründungsgesellschaft dar. Allerdings wird vertreten, dass das damit verbundene Eintragungshindernis durch die einzelvertragliche Übertragung des Bankkontos auf die GmbH in Gründung im Anschluss an den Notartermin zur Errichtung der GmbH in Gründung geheilt werden kann.

Es muss nachgewiesen werden, dass mindestens 25 % auf jede Bareinlage eingezahlt sowie sämtliche Sacheinlagen geleistet und der Gesamtbetrag der eingezahlten Bareinlagen zuzüglich des Gesamtbetrags der Stammeinlagen, für die Sacheinlagen zu leisten sind, mindestens 50 % des Mindeststammkapitals, d.h. mindestens 12.500,00 Euro erreicht. Wird die Gesellschaft nur durch eine Person errichtet, so darf die Anmeldung erst erfolgen, wenn mindestens die vorstehend beschriebenen Einzahlungen und sämtliche Sacheinlagen geleistet sind und der Gesellschafter für den übrigen Teil der Geldeinlage eine Sicherheit bestellt hat. In der Anmeldung zum Handelsregister ist das Vorliegen einer entsprechenden Sicherheit zu versichern.

3.2. Leistung einer Sacheinlage

Die Einlagepflicht im Rahmen einer GmbH-Gründung kann nach geltendem Gesellschaftsrecht neben einer Geldleistung auch auf die Einbringung von Sachen und sonstigen Vermögensrechten gerichtet sein (Sacheinlage). Als Sacheinlagen kommen z.B. in Betracht:

  1. Sachen (bewegliche oder unbewegliche körperliche Gegenstände);
  2. Rechte (Immaterialgüter, insb. Patente sowie Mitgliedschaftsrechte);
  3. Forderungen;
  4. Sach- und Rechtsgesamtheiten (Kundenstamm, Knowhow und Goodwill).

Sollen Sacheinlagen geleistet werden, so müssen der Gegenstand der Sacheinlage und der Betrag der Stammeinlage, auf die sich die Sacheinlage bezieht, im Gesellschaftsvertrag festgesetzt werden. Die Gesellschafter haben in einem Sachgründungsbericht die für die Angemessenheit der Leistungen für Sacheinlagen wesentlichen Umstände darzulegen und beim Übergang eines Unternehmens auf die Gesellschaft die Jahresergebnisse der beiden letzten Geschäftsjahre anzugeben. Die zugrunde liegenden Verträge (Einbringungsvertrag) sowie der Sachgründungsbericht und Wertnachweise sind der Handelsregisteranmeldung als Anlagen beizufügen.

Eine auf den Stichtag einer Sacheinlage aufgestellte Eröffnungsbilanz hat zugleich die Funktion einer Übernahmebilanz. In diesem Fall ist es zweckmässig, die Eröffnungsbilanz durch einen gesetzlich nicht ausdrücklich vorgeschriebenen Anhang zu ergänzen, um die angewandten Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden zu dokumentieren.

3.3 Haftungsfolgen bei fehlerhafter Einlagenleistung oder Vorbelastung des Gesellschaftsvermögens

3.3.1 Unterbilanzhaftung

Die Gesellschafter haften nach dem Verhältnis ihrer Stammeinlagen in Höhe der Differenz zwischen dem Wert des Gesellschaftsvermögens im Zeitpunkt der Handelsregistereintragung der Gesellschaft und einem höheren Betrag des Stammkapitals (stichtagsbezogener Kapitalschutz). Eine Wertminderung bzw. Belastung des Stammkapitals durch gründungsbedingte Gebühren und Steuern ist dabei unschädlich, sofern die Satzung der Gesellschaft eine Klausel hinsichtlich der betragsmässig begrenzten (z.B. 2.500,00 Euro bei einer 25.000,00 Euro-GmbH) Übernahme des Gründungsaufwands durch die Gesellschaft enthält. Bestimmte Kostenarten müssen dabei nicht benannt werden.

Dies bedeutet nicht, dass die Bareinlage oder die Sacheinlage im Übrigen bis zur Eintragung der Gesellschaft im Handelsregister körperlich konserviert werden muss. Dem/den Geschäftsführer(n) steht es frei, vor Eintragung der GmbH mit den Mitteln der GmbH in Gründung rechtsgeschäftlich tätig zu werden. Falls sich aus diesen Aktivitäten ein bilanzieller Wertverlust ergibt, tritt allerdings die vorgenannte Haftungsfolge ein, soweit der Wert des Gesellschaftsvermögens den Betrag des Stammkapitals unterschreitet.

Soweit ein danach relevanter Wertverlust bereits im Zeitpunkt der Einreichung der Anmeldung der Gesellschaft zum Handelsregister entstanden und bezifferbar ist, muss er spätestens zu diesem Zeitpunkt durch eine bare Leistung an die GmbH in Gründung ausgeglichen werden; der fehlende Ausgleich ist ein Eintragungshindernis.

3.3.2 Handelndenhaftung im Rahmen der Gründung einer GmbH

Neben den Gesellschaftern haftet bzw. haften nach den für die GmbH geltenden gesellschaftsrechtlichen Vorschriften der/die Geschäftsführer persönlich für eine im Zeitpunkt der Handelsregistereintragung vorliegende Reduzierung des Wertes des Gesellschaftsvermögens unter den Betrag des Stammkapitals, soweit sich dieser Wertverlust aus Rechtsgeschäften ergibt, die der/die Geschäftsführer selbst abgeschlossen oder deren Abschluss er/sie hingenommen bzw. zumindest beeinflusst hat bzw. haben. Wertminderungen durch Gründungskosten sind unter den vorgenannten Voraussetzungen auch hier unschädlich.

4. Gewerbeanmeldung und Gewerbeerlaubnis

§ 8 Abs. 1 Nr. 6 GmbHG schreibt vor, dass eine GmbH, die einen Unternehmensgegenstand betreibt, der der staatlichen Genehmigung bedarf, erst nach Vorlage der Konzession, bzw. eines entsprechenden Vorbescheides in das Handelsregister eingetragen werden darf. Dieser Konzessionsvorbehalt ist ein Wettbewerbsnachteil gegenüber Einzelunternehmen und Personengesellschaften, da für letztere dese Einschränkung nicht gilt (§ 7 HGB).

Eine Umgehung des Konzessionsvorbehalts dadurch, dass vorläufig ein konzessionsfreier Unternehmensgegenstand erdichtet wird, ist nicht zu empfehlen, da die IHK und ggf. die Handwerkskammer den wahren Gegenstand ermitteln werden und eine Nachbeurkundung durch den Notar erforderlich wird.

5. Steuerliche Pflichten

Die Geschäftsführer sind verpflichtet die Gründung der GmbH sowohl dem zuständigen Finanzamt für Körperschaften als auch der Gemeinde des Sitzes der GmbH innerhalb eines Monats nach der Gründung anzuzeigen (§ 137 AO).

Der Gewinn einer GmbH unterliegt grundsätzlich der Körperschaftsteuer, der Gewerbesteuer und dem Solidaritätszuschlag. Weitere wichtige Steuern sind insbesondere die Umsatzsteuer sowie die Lohnsteuer (für letztere haftet die GmbH als Arbeitgeber).

Die daraus resultierenden steuerlichen Pflichten der GmbH (u. a. Buchführung, Abgabe von elektronischen Voranmeldungen, Steuererklärungen, fristgerechte Steuerzahlung) müssen vom / von den Geschäftsführer(n) erfüllt werden.

6. Laufende Registerkosten und IHK-Beitrag

Nach Gründung der GmbH ist jährlich der Jahresabschluss der GmbH beim Registergericht - Handelsregister - einzureichen. Die Landesjustizkasse berechnet dafür jeweils 20,00 Euro.

Der IHK-Beitrag einer 25.000,00 Euro-GmbH beträgt in München derzeit 150,00 Euro p.a.

7. Angaben auf Geschäftsbriefen

Die Geschäftsbriefe der GmbH müssen (z.B. in der Fusszeile der ersten Seite) folgende Angaben enthalten (§ 35a GmbHG): Rechtsform und Sitz der Gesellschaft, Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, sowie alle Geschäftsführer und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, den Vorsitzenden des Aufsichtsrates mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Werden Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen in jedem Fall das Stammkapital sowie, wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, des Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.

8. Wichtige Verträge, Dokumente, Unterlagen, Vorlagen, Muster zur GmbH-Gründung

Unter nachstehendem Link stehen wichtige Verträge, Dokumente, Unterlagen, Vorlagen, Muster zur GmbH-Gründung zum Download bereit: GmbH Gründung.