Messeprojekt Leipzig erweitert Microsoft Dynamics NAV um ECM-Lösung von Easy Software

Messebau-Unternehmen profitiert von reduzierten Suchzeiten und schnellen Freigabeprozessen

Seit 1991 betreuen die rund 180 festen Mitarbeiter der Messeprojekt GmbH aus Leipzig branchenübergreifend Kunden der privaten Wirtschaft sowie Event- und Werbeagenturen, Messegesellschaften und Architekturbüros. Von Beginn an setzte Gründer Hartmut Bunsen auf modernste Produktionsanlagen und Informationstechnologien, die ein kontinuierliches Wachstum bewirkten. Microsoft Dynamics NAV wurde im letzten Jahr um Easy Enterprise erweitert. Durch den Einsatz der Archiv-, Dokumentenmanagement- (DMS) und Enterprise Content Management- (ECM) Lösung können die Suchzeiten für Dokumente reduziert, Freigabeprozesse beschleunigt sowie kaufmännische und projektbezogene Belege aller Art revisionssicher archiviert werden. Die volle Integration in Microsoft Dynamics NAV, die amball business-software im Rahmen der ECM-Einführung realisierte, verschafft den Mitarbeitern direkten Zugriff auf alle Belege und Dokumente und hilft dabei, den Überblick zu behalten.

Die Messeprojekt GmbH ist unter anderem durch seine Messebau-Realisierungsleistungen für BMW- Mini, Mercedes Benz oder Siemens sowie viele andere Projekte auch überregional bekannt geworden. Nach der Unternehmensgründung beschränkte sich das Portfolio auf Systemstände, doch mit dem Aufbau einer eigenen Tischlerei wurden bereits nach kurzer Zeit die ersten konventionellen Stände gefertigt.

Bedingt durch das Projektgeschäft muss täglich der Umgang mit vier- bis fünfhundert neuen Dokumenten beim Messebau-Unternehmen organisiert werden. Ohne IT-Unterstützung war man auf Umlaufmappen, Projektordner und andere organisatorische Hilfsmittel angewiesen, um den Überblick zu behalten. Lange Suchzeiten und Recherchen in Archiven – insbesondere für bereits abgeschlossene Projekte - ließen sich nicht immer verhindern. Durch die Easy Software und dem dazugehörigen EASY-NAV-Connector hat man nun erhebliche Erleichterungen und Zeitgewinne.

Suchzeiten durch volle Integration in Microsoft Dynamics NAV reduziert

Erreicht heute ein kaufmännischer Beleg das Unternehmen, werden im Buchungsprozess Einkaufsrechnungen und -gutschriften mit einem Barcode versehen und direkt elektronisch erfasst. Verkaufsrechnungen und -gutschriften werden direkt aus der ERP-Software ins Archiv übergeben.

Projektrelevante Dokumente in Papierform (z.B. Zeichnungen, Übergabeprotokolle, Projektmappen) können von jedem Mitarbeiter ebenso schnell im DMS erfasst werden. Selbst erzeugte elektronische Dokumente (z.B. Fotos von Messeständen, CAD-Zeichnungen, Word- oder Excel-Dokumente) werden direkt im Archiv gespeichert. Der Prozess der Dokumentenablage wurde dadurch nach Unternehmensangaben stark vereinfacht. Noch komfortabler ist die Suche nach Dokumenten. Es gibt verschiedene Sichten, die durch die vollständige Verbindung von DMS- und ERP-Software durch den EASY-NAV-Connector, möglich sind: Jeder berechtigte Mitarbeiter kann jederzeit alle Dokumente zu einem Projekt, einem Kontakt, einem Artikel bzw. einem buchhalterischen Vorgang sehen. Dokumente müssen dadurch nicht mehr aufwendig gesucht werden, sondern werden direkt aus Microsoft Dynamics NAV aufgerufen.

Workflows beschleunigen Freigabeprozesse

Dieser Komfort verstärkt sich beim Durchlauf von Dokumenten innerhalb des Unternehmens: Dafür wurden bisher Umlaufmappen genutzt, die auch mal liegenblieben, wenn ein Mitarbeiter krank oder im Projekteinsatz bei einem Kunden war. Heute laufen Dokumente elektronisch durch das Unternehmen und werden von Workflows gesteuert automatisch an die zuständigen Personen oder deren Vertreter geleitet. Ein Beispiel für einen derartigen Dokumentenfluss ist die elektronische Freigabe von Einkaufsrechnungen durch die Projektleiter.

Der Projektleiter erhält, aus der ERP-Software generiert, eine E-Mail mit der  Information, dass eine Rechnungsprüfung durch ihn erfolgen muss. Er kann sogar von unterwegs diese Aufgabe erledigen, die Rechnung freigeben oder mit einer kurzen Begründung ablehnen. Vorteil durch diesen Geschwindigkeitsvorteil: Die Messeprojekt GmbH kann Skontofristen effektiver  ausnutzen und erhöht dadurch die eigene Marge.

Revisionssichere Archivierung aller anfallenden Dokumente

Alle im Archiv abgelegten Dokumente sind dort revisionssicher und rechtssicher gespeichert und werden bis auf einige wenige Ausnahmen (z.B. Verträge) vernichtet. Die enorme Dokumentenanzahl wird speicherplatzsparend und optimiert abgelegt. Ferner werden Duplikate vermieden. Im Vergleich zur Speicherung im Dateisystem ist eine Reduzierung des Speicherbedarfs um bis zu 40% möglich. Einfache Ampelfunktionen zeigen dem Mitarbeiter, welche Dokumente veraltet und welche aktuell sind. Dadurch wird zusätzlich die Übersichtlichkeit verbessert. Eine hierarchische Rechteverwaltung unterstützt die Klassifizierung von Dokumenten nach Vertraulichkeitsstufen – bei Messeprojekt Leipzig werden vier Stufen eingesetzt.

„Hauptnutzen der integrierten Lösung ist für uns, dass sämtliche Projektrelevanten Dokumente und Informationen direkt im ERP System am entsprechenden Projekt hinterlegt sind und somit für den Mitarbeiter jederzeit transparent und einsehbar. Außerdem hat sich der Rechnungsfreigabezeitraum von 2-3 Wochen ohne DMS System auf jetzt 1 bis 2 Tage verkürzt. Diese Vorteile sind im Termingeschäft unbezahlbar – da Zeit im Messebau eine der Wertvollsten Ressourcen darstellt.

Die erfolgreiche Einführung und Integration des DMS Systems bei Messeprojekt innerhalb von lediglich 3 Monaten war nur möglich, weil amball über Mitarbeiter mit den notwendigen Sachkenntnissen und langjährigen Erfahrung aus dem verschiedensten Fachbereichen verfügt. Insbesondere Herr Faltin vom Team DMS und Frau Schütz vom Team Navision waren maßgeblich an der exzellenten und vor allen budget- und zeitplankonformen Realisierung beteiligt. „Ohne Ihre engagierte und fachlich kompetente Unterstützung wäre es nicht innerhalb der kurzen Realisierungsphase zu dieser überaus gelungenen Lösung gekommen“ fasst Herr Robby Palmér, Bereichsleiter IT- Management bei der Messeprojekt GmbH, die Vorteile der neuen ECM-Lösung von amball zusammen.