Themencenter Personaleinsatzoptimierung

Definition Personaleinsatzoptimierung

Ziel der Personaleinsatzoptimierung ist die Sicherstellung eines wirtschaftlich optimalen, bedarfsorientierten Einsatzes der Mitarbeiter eines Unternehmens (oder auch einer Non-Profit-Organisation). Dies erfordert drei wesentliche Schritte:

• Vorausschauende Klärung des Personalbedarfs (Personalbedarfsprognose)
• Gestaltung zum Bedarf passender Arbeitszeitmodelle
• Erstellung von Personaleinsatzplänen (Personaleinsatzplanung)

Eine wirtschaftlich optimale Personaleinsatzplanung muss in der Regel folgende Bedingungen erfüllen:

• Vermeidung von Überbesetzung (mehr Personal als erforderlich anwesend, es entstehen zusätzliche Personalkosten)
• Vermeidung von Unterbesetzung (weniger Personal als erforderlich anwesend, Kunden- oder Prozesanforderungen können nicht mehr in der erforderlichen Qualität erfüllt werden)
• Geforderte Qualifikation der Mitarbeiter ist gegeben
• Über- und Unterplanung einzelner Mitarbeiter wird vermieden (Zeitkonten bleiben im vorgegebenen Rahmen)
• Gesetzliche und tarifliche Anforderungen an die Arbeitszeit (Ruhezeiten, maximale wöchentliche Arbeitszeit u.ä.) werden eingehalten

Zur Personaleinsatzoptimierung gehören auf der einen Seite organisatorische Maßnahmen wie die Festlegung eines Planungsprozesses oder die Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle. Auf der anderen Seite erfordert die Erstellung optimierter Einsatzpläne in der Regel Software-Unterstützung, weil das Problem der Einsatzoptimierung ab einer bestimmten Anzahl von Mitarbeitern und möglichen Arbeitszeiten zu komplex wird, um es ohne IT-Hilfsmittel gut beherrschen zu können.

In den letzten Jahren wurden verschiedene Software-Tools entwickelt, die bei der Personaleinsatzoptimierung unterstützen können bis hin zur automatischen Berechnung von Einsatzplänen, die nach vorgegebenen Kriterien optimiert sind. Nachdem die Festlegung von Arbeitszeiten ein mitbestimmungspflichtiges und für den einzelnen Mitarbeiter recht sensibles Thema mit weitgehenen Auswirkunge in das Privatleben jedes Betroffenen ist, reicht ein rein IT-orientierter Ansatz zu Personaleinsatzoptimierung in der Praxis meist nicht aus. "Weiche" Faktoren wie die Einbeziehung von Mitarbeiter-Wünschen an die eigene Arbeitszeitgestaltung sowie Maßnahmen des Change-Management sind ebenso erforderlich, um eine Veränderung zu mehr Flexibilität und Bedarfsorientierung im alltäglichen Handeln einer Organisation zu erreichen.

• Dr. Burkhard Scherf