Vollscanning der Steuererklärungen von Privatpersonen im Kanton Solothurn

Kanton Solothurn setzt auf effiziente Lösung

Im Kanton Solothurn sorgt seit 2006 ein ausgeklügelter Prozess dafür, dass die insgesamt ca. 150'000 Steuererklärungen von Privatpersonen den zuständigen Ämtern sicher, rasch und effizient in digitaler Form zur Verfügung gestellt werden.

RR Donnelley (RRD), ein auf Dokumentenmanagement spezialisiertes Dienstleistungsunternehmen mit Sitz in Zürich-Urdorf, hat für das Kantonale Steueramt Solothurn (KSTA) den Prozess entwickelt und betreibt ihn nun in dessen Auftrag.

Eine genau geplante Abfolge auf einander abgestimmter Verfahrensschritte sorgt für die reibungslose Durchführung:
 Jedem Steuerpflichtigen werden individuell vorgedruckte Formulare, die zusätzlich über Barcodes einzeln identifizierbar sind, zugestellt. Ausserdem erhält er ein adressiertes und frankiertes Couvert zur Rücksendung der ausgefüllten Formulare nebst Beilagen.
 Die Schweizerische Post ist vom Kantonalen Steueramt Solothurn beauftragt, diese Couverts direkt an die Firma RR Donnelley in Zürich-Urdorf umzuleiten, wo ein Team von spezialisierten Mitarbeitern für die weitere Verarbeitung der Steuererklärungen bereitsteht.

 Jedes Couvert wird noch am Eingangstag geöffnet und der Inhalt anhand der als Barcode aufge¬druckten Geschäftsfallnummer sofort elektronisch registriert. Somit ist jederzeit ersichtlich, welche Steuererklärungen wann eingegangen sind und wie viele noch auf die Weiterverarbeitung warten. Dokumente, die nicht zu diesem Prozess gehören, aber manchmal irrtümlich hineingelangen (z.B. Steuererklärungen von Firmen), werden sofort aussortiert und einer separaten Behandlung zuge¬führt. Sehr umfangreiche Steuerklärungen werden nach der Digitalisierung rasch in Papierform an das Steueramt zurückgesandt, da sie in vielen Fällen kurzfristig bearbeitet werden müssen und die zuständigen Mitarbeiter in diesen oft komplexeren Fällen die Originalbelege zur Verfügung haben sollen.