Zeitfresser in Projekten 2002

Wer schon einmal ein Projekt geleitet hat, der kennt auch die Tücken. Lange Meetings oder mangelnde Entscheidungsfreudigkeit bei den Auftraggebern sind nur einige Beispiele, die oft zu unnötigen Verzögerungen führen. Die Zeitfresser zu identifizieren und gleichzeitig ihre Bedeutung für den Projekterfolg zu ermitteln, war Ziel einer Umfrage der VKL Beratung Konzeption Training und Management Circle vom September 2002.

Die Ergebnisse kurz zusammengefasst:

Zeitfresser Nummer Eins: Die Entscheidungsarthrose der Auftraggeber und Projektverantwortlichen! Entscheider wollen kurz und prägnant über die notwendigen Basisdaten informiert sein. Sie müssen darüber aufgeklärt werden, was eine Verzögerung ihrer Entscheidung in Euro, Tagen und sonstigen wesentlichen Verlusten für das Unternehmen bedeutet. Mit diesem Wissen und der Ausdauer seitens des Projektmanagers kann die Entscheidung beschleunigt werden.

Zeitfresser Nummer Zwei: Das Ressourcenmanagement. Ressourcen sind immer knapp. Auftraggeber möchten hier aber keine Probleme, sondern Lösungen hören. Eine alternative Planung, in der bereits an verschiedenen Stellschrauben gedreht wurde (der Zeit, der Qualität (den Zielen des Projektes) oder eben dem Ressourceneinsatz), sollte vorgelegt werden. Basierend auf diesen Vorschlägen finden weitere sachliche Verhandlungen mit den Entscheidern statt, die dem „...das schaffen Sie doch!“ keinen Raum geben.

Zeitfresser Nummer Drei: Koordination und Änderungsmanagement. Abweichungen im Projekt sind nicht die Ausnahme, sondern die Regel. Der größte Anteil der Abweichungen, die im Projektverlauf auftreten, werden zu Projektbeginn verursacht. Eine sorgfältig abgestimmte (!) Planung, die in regelmäßigen Intervallen der Projektrealität angepasst wird, beugt dem vor. Zu beachten ist, dass wesentliche Änderungen im Projekt, insbesondere zu Terminen, Zielen und Ressourcen, dokumentiert und von den Entscheidern abgezeichnet wird!

Zeitfresser Nummer Vier: Unklare Zielvorgaben. Nichts erscheint selbstverständlicher und wird doch oft vernachlässigt: die Zielklärung – ein Zeitfresser, der maßgeblich zum Projekterfolg beiträgt. Ziele werden Projektleitern in der Regel nicht geschenkt, aber sie werden wohl daran gemessen. Ist die Zielvorgabe nicht klar, muss sie vom Projektmanager als Holschuld verstanden werden. Die Projektziele müssen in der Regel mit den Projektbeteiligten erarbeitet werden. Hilfreich ist dabei der Einsatz der SMART-Regel - spezifisch, messbar, angemessen, realistisch, terminierbar.