Digitalisierung und Innovation: Wo digitale Services für Unternehmen sinnvoll sind

Die Digitalisierung und das Internet sollen uns Aufgaben abnehmen und uns das Leben erleichtern, wo es nur irgendwie geht. Auch Unternehmen setzen immer mehr auf die Digitale Welt, und zwar nicht nur, wenn es beispielsweise um eine automatisierte Produktion geht. Vor allem im Büro können Unternehmen digitale Services nutzen, die den Arbeitsalltag ein wenig leichter machen. Allerdings machen solche Lösungen nicht in jedem Bereich Sinn. Wir haben ein paar digitale Helfer unter die Lupe genommen und zeigen Ihnen, wo Sie sie am besten in Ihrem Unternehmen einsetzen können.

Verschiedene Tools oder All-In-One-Lösung

Es spielt wohl keine Rolle, ob ein Unternehmen viele Mitarbeiter oder nur wenige beschäftigt, selbst wenn die Firma nur aus einer Person besteht, ist es doch mehr als sinnvoll unliebsame Aufgaben abzugeben. Hier können digitale Programme, Tools und Services helfen und bieten nicht nur für internationale Konzerne ideale Produkte, sondern auch für Freiberufler und Selbstständige eine Entlastung.

Allerdings ist der Markt wirklich sehr groß und es ist schwer, dabei den Durchblick zu behalten. Sollen es verschiedene Einzel-Tools sein oder bietet ein Unternehmen direkt mehrere Programme an, die die Lösung für alle Probleme sein können. Das bietet sich vor allem für kleinere Unternehmen an, bei denen manche Mitarbeiter oft mehrere Rollen einnehmen und der Workflow auf diese Weise vereinfacht wird.

Der Nachteil solcher All-In-One Produkte ist jedoch, dass manche Programme oder Aspekte des Pakets möglicherweise gar nicht genutzt werden oder dass Unternehmen weniger flexibel sind. Deshalb wollen wir uns an dieser Stelle auf verschiedene Einzeltools konzentrieren.

Nicht zu viele Tools auf einmal

Wenn sich ein Unternehmen für mehrere Einzeltools entscheidet, sollte zunächst ein Chaos vermieden werden, das durch zu viele einzelne Programme entstehen könnte. Oft überschneiden sich manche Funktionen und dann wird es für Angestellte unklar, was in welchem Tool passieren soll. Grundsätzlich lässt sich jedoch der grobe Nutzen solcher Tools in drei verschiedene Bereiche teilen.

Kommunikation
Verwaltung
Strukturierung

Testphase vor der Festlegung

Es ist wichtig, dass die Nutzer sich in den Programmen zurechtfinden. Selbst das beste Tool nützt nichts, wenn niemand damit arbeiten kann. Aus diesem Grund sollten Unternehmen zunächst Testphasen einführen, bei denen sich mit den jeweiligen Softwares auseinandergesetzt wird.

Am Anfang reicht eine kleine Gruppe von Mitarbeitern, die sich mit dem Tool befassen und arbeiten, bis der Test ausgeweitet werden kann. Erst wenn die Programme auf Herz und Nieren überprüft wurden, sollten sie in den betrieblichen Alltag integriert werden. Es sollte jedoch genügend Zeit dafür eingeplant werden. Die Konsequenzen können nämlich verheerend sein.

Versicherungen digital managen

Vor allem Selbstständige und kleinere Unternehmen können von einem digitalen Versicherungsmanagement profitieren. Im stressigen Arbeitsalltag ist nämlich nicht immer Zeit, um sich um einen Termin mit einem Versicherungsmakler zu kümmern. Stattdessen soll eine Beratung und Verwaltung der nötigen Versicherungen jederzeit und an jedem Ort möglich sein. Hier können verschiedene Apps helfen, wie beispielsweise CLARK.

Hier erfolgt der Abschluss von Versicherungen und die Beratung über die entsprechende App ab. Allerdings kommt der Service hier nicht zu kurz, denn das digitale Versicherungsunternehmen bietet auf seiner Webseite noch ausführliche weiterführende Informationen, wie beispielsweise die Themen Berufsunfähigkeit oder Rentenversicherung.

Unkomplizierte Kommunikation

Im Arbeitsalltag ist eine schnelle Kommunikation extrem wichtig. Hier helfen sogenannte Instant-Messenger-Apps, die sich sowohl für den Computer als auch für das Smartphone eignen. Die bekanntesten Kommunikations-Tools sind wohl Skype, Mikrosoft Teams oder Slack.

Bei letzterem besteht sogar die Möglichkeit mit mehreren Mitarbeitern gemeinsam Dokumente bearbeiten zu können. Dazu lassen sich andere Apps, wie beispielsweise Dropbox oder Googledrive mit Slack koppeln.

Projekte übersichtlich verwalten

Ein solides Projektmanagement ist unverzichtbar, wenn mehrere Personen an einer Aufgabe arbeiten. Ein gutes Beispiel in diesem Zusammenhang ist die App Trello, die es ebenfalls als Browseranwendung für den Desktop gibt. Die Mitarbeiter können hier sogenannte Boards erstellen, die etwas an Stundenpläne im Hausaufgabenheft erinnern. Allerdings macht es genau das so einfach.

Die Boards sind mit Aufgaben, Anhängen, Terminen und Ideen versehen. Aufgaben können zugewiesen und deren Status immer wieder verändert werden, beispielsweise wenn sie gerade bearbeitet werden oder bereits abgeschlossen sind.

Alle Mitarbeiter auf einem Wissensstand

Gerade in größeren Unternehmen sind nicht immer alle Mitarbeiter auf einem gleichen Wissensstand, beispielsweise wenn es um bestimmte Produkte geht. Hier greift das Programm Groove. Dabei handelt es sich um eine Art Datenbank für Angestellte, damit jeder einen ähnlichen Wissensstand hat. Gibt es Lücken, kann hier ganz einfach nachgeschlagen werden. So wird der Kundenservice im Unternehmen auf ein höheres Level gehoben und gleichzeitig werden die Mitarbeiter entlastet.

Remote Zugriff in Zeiten von Homeoffice

In Zeiten von Homeoffice kommt es nicht selten vor, dass etwas mit der Technik zu Hause nicht klappt. Dennoch können viele Computerprobleme kurzerhand mit Remote Programmen wie etwa Team View in den Griff bekommen werden. Solche Programme sind zwar kein Novum mehr, allerdings entwickeln sie sich stetig weiter, weshalb sie von fortschrittlichen Unternehmen als unverzichtbar angesehen werden.