Elektronische Signatur verstehen: ein Leitfaden für Einsteiger

Elektronische Signaturen werden in immer mehr Unternehmen Realität. Doch gerade Einsteigern fehlt es häufig am notwendigen Basiswissen. Wie genau funktioniert eine digitale Unterschrift? Welche Vorteile ergeben sich daraus im Geschäftsalltag? Und wie steht es um die rechtliche Bewertung dieser neuen Technologie? Wir leisten Schützenhilfe für Einsteiger.

Was passiert bei einer elektronischen Signatur?

Eine elektronische Signatur – auch als digitale Unterschrift bezeichnet – bezeichnet das Unterschreiben eines digitalen Dokumentes. Zur Anwendung kommt die Technik typischerweise bei digitalen Dokumenten, die eine Unterschrift benötigen – etwa Verträge, Angebote, Arbeitszeitbescheinigungen etc.

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Durch eine digitale Unterschrift ist es nicht mehr notwendig, Dokumente auszudrucken, sie händisch zu unterschreiben, das Dokument wieder einzuscannen und an den Absender zurückzusenden. Dadurch sparen Unternehmen viel Zeit und damit Geld. Auch der Umwelt kommt die Digitalisierung von Unterschriftsprozessen zugute.

Technisch gesehen kommen bei der elektronischen Signatur zwei Schlüssel zum Einsatz: Ein privater Schlüssel und ein öffentlicher Schlüssel. Die Daten eines Dokuments werden bei der digitalen Signatur mit einer einzigartigen Kennzeichnung versehen. Diese Kennzeichnung basiert auf dem privaten Schlüssel. Der öffentliche Schlüssel wiederum dient dazu festzustellen, ob die Daten von der Person mit dem privaten Schlüssel stammen.

Anders erklärt: Wer ein Dokument signiert, verschlüsselt ein Dokument mit seinem privaten Schlüssel. Dadurch entsteht die digitale Signatur, die an das Dokument angehängt wird. Jeder im Besitz des öffentlichen Schlüssels kann das Dokument wieder entschlüsseln, wobei die ursprüngliche Nachricht entsteht. Dann stehen zwei Nachrichten zur Verfügung: Sind beide absolut identisch, ist das Dokument integer und elektronisch signiert.

Es gibt verschiedene Arten von elektronischen Signaturen

Die Begriffe digitale Unterschrift und elektronische Signatur werden häufig synonym verwandt. Tatsächlich gibt es verschiedene Varianten, die sich vor allem im Sicherheitslevel unterschreiten. In Unternehmen werden zumeist die einfache und die fortgeschrittene elektronische Signatur verwendet (in Einzelfällen auch die qualifizierte elektronische Signatur). In allen Varianten kommt eine Verschlüsselung zum Einsatz. Diese verifiziert die Authentizität und Integrität eines Dokuments. Das bedeutet, dass der Empfänger eines signierten Dokuments sicher sein kann, dass das Dokument seit der Unterschrift nicht verändert wurde.

Dies ist jedoch nicht die einzige Anforderung, die elektronische Signaturen erfüllen müssen. So darf es nicht möglich sein, eine Signatur von einem Dokument auf ein anderes Dokument zu übertragen. Die digitale Signatur darf nicht verletzbar und muss überprüfbar sein.

Welche Vorteile bieten elektronische Signaturen?

Die Vorteile elektronischer Signaturen liegen auf der Hand. Prozesse können deutlich beschleunigt werden, weil das umständliche Ausdrucken und Wiedereinscannen entfällt. Außerdem bieten die Technologien mehr Sicherheit. Gerade hier lässt der klassische Prozess - also ausdrucken, händisch unterschreiben, einscannen und via E-Mail zurücksenden – oft zu wünschen übrig.

Die höhere Geschwindigkeit geht mit geringeren Kosten einher. Unternehmen sparen Papier, Druckerkapazitäten und Arbeitszeit. Häufig werden Projekte durch digitale Unterschriften auch deshalb beschleunigt, weil sich Hierarchien einrichten lassen. So kann zum Beispiel festgelegt werden, dass zunächst die Teammitglieder einen Arbeitsentwurf absegnen und dieser Entwurf erst im Anschluss daran durch den Teamleiter in Kraft gesetzt wird. Der Teamleiter wird automatisch informiert, wenn ein Teammitglied das Dokument digital signiert und kann so bei fehlender Unterschrift nachhaken und bei Vorliegen sämtlicher Signaturen sofort selbst tätig werden.

Grundsätzlich lässt sich jedes Dokument elektronisch signieren. Besonders nützlich ist dies bei Dokumenten, die rechtssicher und dennoch schnell verfügbar gestaltet werden sollen. Dies gilt etwa für Verträge mit externen Mitarbeitern. Sollen diese schnell an Bord geholt werden, erleichtern digitale Unterschriften das Procedere erheblich.

Digitale Signaturen erleichtern auch die Mitarbeit aus dem Homeoffice heraus. Gerade hier können Unternehmen nicht davon ausgehen, dass alle Mitarbeiter Dokumente taggleich ausdrucken, unterschreiben und wieder an eine Mail anhängen. Der Geschwindigkeitsvorteil digitaler Unterschriften im Homeoffice ist deshalb besonders groß.

Sind elektronische Signaturen recht sicher?

Elektronische Signaturen sind ein rechtssicheres Instrument. Die rechtliche Basis bildet seit dem 1.7.2016 in allen EU-Mitgliedstaaten und im EWR die eIDAS Verordnung. eIDAS steht für  electronic IDentification, Authentication and Trust Services (in Deutschland auch IVT (elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen). Die Verordnung regelt sogenannte Vertrauensdienste, elektronische Signaturen und Siegel, elektronische Zeitstempel, Dienste für elektronische Einschreiben und Zertifikate zur Website Authentifizierung. Zur rechtlichen Umsetzung der Verordnung in Deutschland hat das Vertrauensdienstegesetz (VDG), das die eIDAS Verordnung ergänzt. Das Gesetz bildet den Regulierungsrahmen für Anbieter von Vertrauensdiensten wie elektronischen Signaturen.

Das VDG legt unter anderem fest, welche Voraussetzungen Signaturprovider erfüllen müssen. Näher definiert werden diese Voraussetzungen in der Vertrauensdiensteverordnung vom 15. Februar 2019.

Fazit

Elektronische Signaturen stellen die Integrität von Dokumenten sicher und ermöglichen damit das rechtssichere Handling von Verträgen, Auftragsbestätigungen etc. Unternehmen können vom Einsatz der Technologie erheblich profitieren, weil Dokumente nicht mehr umständlich ausgedruckt, händisch unterschrieben, wieder eingescannt und per E-Mail oder Post versandt werden müssen. Daraus resultieren Geschwindigkeits- und Kostenvorteile. Rechtlich sichert die eIDAS Verordnung elektronisch signierte Dokumente ab.