GoBD-konforme Rechnungen erstellen: Diese Möglichkeiten haben Unternehmer

Die Rechnungserstellung ist ein wichtiger Teil eines jeden Unternehmens. Allerdings gibt es einiges zu beachten, damit diese alle rechtlichen Anforderungen erfüllen. Was der GoBD-Grundsatz bedeutet und wie sich GoBD-konforme Rechnungen erstellen lassen, erklärt dieser Artikel.

Bild: Die Rechnungserstellung muss ganz klaren Regeln folgen. Bildquelle: cloudhoreca via pixabay.com

Die wichtige Bedeutung von Rechnungsprogrammen

Für Unternehmen besteht nahezu eine Pflicht, ein Rechnungsprogramm wie den Testieger von lexoffice oder vergleichbare Rechnungssoftware zu verwenden. Der Grund ist die GoBD. Dabei handelt es sich um eine Sammlung von Grundsätzen, die genau regeln, wie Dokumente wie Rechnungen aufbewahrt werden müssen. Nicht ohne Grund steht GoBD für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“.

Die richtige Aufbewahrung von Rechnungen und Co. ist vor allem deshalb so wichtig, da sie als steuerliche Beweiszwecke von den Finanzbehörden anerkannt werden. Die GoBD spielt somit für jeden eine Rolle, der Rechnungen erstellt.

Warum Rechnungen nicht mit Word und Excel erstellt werden dürfen

Einige Unternehmen – vor allem Kleinunternehmer und Selbstständige sowie Freiberufler – verwenden gerne Word und Excel für die Erstellung von Rechnungen. Dies spart Geld und wird oft aus Bequemlichkeit so gemacht. Dennoch ist es nicht zulässig, Rechnungen auf diesem Weg zu erstellen. Die GoBD sieht etwas anderes vor.

Folgende Kriterien sind laut GoBD von Rechnungen zu erfüllen:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
• Vollständigkeit
• Richtigkeit
• Ordnung und Unveränderbarkeit
• Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung
• Einzelaufzeichnungspflicht
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen

Mit Word und Excel erstellte Rechnungen können einfach verändert werden. Schon allein aus diesem Grund eignen sich die Programme nicht für die Rechnungserstellung. Das stellt übrigens nicht nur einen Schönheitsmakel dar. Es kann sogar Strafen nach sich ziehen, wenn man keine GoBD-konformen Rechnungen erstellt!

Kompromiss: Excel und Word mit DMS nutzen

Es gibt nur eine Möglichkeit, die infrage kommt, wenn Unternehmer nicht von ihrer Angewohnheit, Rechnungen mit Word oder Excel zu erstellen, abweichen wollen. Die Lösung nennt sich DMS (Dokumenten-Management-System). In einem solchen System werden die Rechnungen, die zuvor mithilfe von Word oder Excel erstellt wurden, eingepflegt. Dies bedeutet einen erheblichen Mehraufwand. Das Ziel davon ist, dass die Rechnungen im Anschluss nicht mehr verändert werden können. Daher ist es wichtig, dass das DMS GoBD-konform ist.

Für wen ist die GoBD-konforme Rechnungserstellung relevant?

Unternehmer dürfen nicht die GoB mit der GoBD verwechseln. GoB steht für „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“ und ist nur für buchführungspflichtige Unternehmen relevant. Die GoBD hingegen betrifft weitaus mehr Unternehmer.

Nicht nur buchführungspflichtige Unternehmen, sondern auch Freiberufler und Selbstständige sowie Kleinunternehmer sind dazu verpflichtet, bei der Rechnungserstellung die GoBD-Grundsätze umzusetzen.

Es ist zudem ganz klar geregelt, wer dafür verantwortlich ist, dass die Einhaltung stattfindet. Der Geschäftsführer muss dafür sorgen, dass alle Rechnungen, die das Unternehmen erstellt, GoBD-konform sind.

Weitere Vorteile von Rechnungsprogrammen wie lexoffice

Somit gelten Rechnungsprogramme oder sogenannte Business Software, wie sie auch gern genannt werden, als die einzig sinnvolle Möglichkeit, GoBD-konforme Rechnungen zu erstellen. Zudem bringt es weitere Vorteile mit sich, auf ein Programm zur Rechnungserstellung umzusteigen.

Solche Software ist einfach in der Handhabung und sehr nutzerfreundlich. Auf diese Weise werden Rechnungen problemlos in Kürze erstellt. So geht Unternehmern keine wertvolle Zeit verloren, die sie für andere Angelegenheiten viel besser einsetzen könnten. Dank Rechnungsprogrammen bleibt Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Unternehmensalltag.

Ein weiterer Vorteil ist, dass nicht nur der GoBD-Grundsatz erfüllt wird. Auch andere rechtliche Gegebenheiten werden beachtet, sodass erstellte Rechnungen allen Anforderungen entsprechen. So sind Unternehmer immer auf der sicheren Seite.

Dennoch gibt es ein paar Dinge zu beachten, wenn es um die Wahl eines geeigneten Rechnungsprogramms geht. Nur weil es sich um eine Business Software handelt, heißt das noch lange nicht, dass sie GoBD-konform sein muss. Daher sollten Unternehmer vor der Anschaffung eines entsprechenden Programms einen genauen Blick auf die Features und Funktionen werfen. Mit nur wenig Recherche im Internet kann man herausfinden, ob sich ein Programm für den gewünschten Gebrauch eignet oder nicht.

Auch wenn ein Rechnungsprogramm etwas mehr Geld kostet, amortisieren sich diese Kosten mit der Zeit. Immerhin spart man sich wertvolle Zeit bei der Rechnungserstellung und umgeht Strafen, die mit der Erstellung nicht-konformer Rechnungen einhergehen.

Fazit

Die GoBD ist für jeden Unternehmer relevant. Die einzig wirklich sinnvolle Lösung, GoBD-konforme Rechnungen zu erstellen, ist eine entsprechende Business Software. Die Rechnungserstellung mittels Word und Excel reicht in keinem Fall aus und kann sogar Strafen nach sich ziehen.