Kaffeevollautomat von der Steuer absetzen

 

In Büros und Firmen werden Jahr für Jahr abertausende Liter Kaffee konsumiert. In den allermeisten Firmen werden Kaffeevollautomaten oder Kleingeräte aufgestellt, an denen sich auch die Belegschaft bedienen darf. Zudem sind sie zur Bewirtung von Kunden und Geschäftspartnern gedacht. Die Kosten trägt in der Regel das Unternehmen. Wie Firmen Kaffeevollautomaten nebst Zubehör, Wartung und Reparatur von der Steuer absetzen können, erläutert dieser Beitrag.

Kaffee gehört im Büro zum Arbeitsalltag dazu.

Gewerbliche Nutzung ist steuerlich absetzbar

 

Der Gesetzgeber ermöglicht es gewerblichen Nutzern die Kosten für Kaffeevollautomaten steuerlich wirksam abzusetzen. Damit dies funktioniert, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:

 

Die ausschließliche betriebliche Nutzung ist zwingend erforderlich, damit die Kosten zu 100 % in der Firma abgesetzt werden können. Der Kaffee dient dazu, die Produktivität der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten und Kunden sowie Geschäftspartner zu bewirten. Unterm Strich erwirtschaften Unternehmen dadurch bessereBetriebsergebnisse und zahlen darauf Steuern. Von dieser Warte aus betrachtet beteiligt sich der Staat nicht uneigennützig an den Kosten für den Kaffeevollautomaten, sondern profitiert von höheren Steuereinnahmen.

 

Kaffeevollautomat mieten oder kaufen?

 

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Staat an den Kosten für den Kaffeevollautomaten zu beteiligen. Die erste Möglichkeit ist, dass Firmen gewerbliche Kaffeevollautomaten mieten. In dieser Variante machen Firmen die Mietkosten für das Gerät in voller Höhe in dem Monat geltend, in dem sie anfallen. In der Mietvariante eröffnet sich Firmen den Vorteil, kurzfristig auf ein anderes Gerät umzustellen, beispielsweise für den Fall, dass sich der Bedarf signifikant verändert.

Entscheiden sich Firmen dazu einen Kaffeevollautomaten zu kaufen, spielen die Anschaffungskosten eine entscheidende Rolle. Denn je nach Höhe des Preises greifen verschiedene Abschreibungsregeln. Seit 2018 gelten folgende Grenzen:

Kaffeevollautomaten stellen innerhalb kürzester Zeit frisch gebrühten Kaffee oder Kaffeemischgetränke sowie Tee her. Das spart Firmen viel Zeit und Geld im Geschäftsalltag.

Anschaffungskosten netto bis 250 €

 

Bei Geräten mit einem Nettopreis von maximal 250 € können die Kosten in dem Jahr geltend gemacht werden, in dem sie anfallen. Dies wird als Sofortabschreibung bezeichnet. Die Kosten mindern im Jahr der Anschaffung den Gewinn. Als Alternative kann eine Abschreibung über die Nutzungsdauer des Gerätes erfolgen. Die gesetzliche Afa-Tabelle sieht eine Nutzungsdauer von fünf Jahren für Kaffeemaschinen und Kaffeevollautomaten vor. Das bedeutet, dass in der Buchführung pro Jahr 20 % des Anschaffungspreises gewinnmindernd geltend gemacht werden. 

 

Anlagenbuchhaltung: So funktioniert die Abschreibung in der Buchführung

Der Kaffeevollautomat wird im Anlagenspiegel mit dem Netto-Anschaffungspreis erfasst und über die Anlagenbuchhaltung monatsgenau geltend gemacht. Der Anlagenspiegel zeigt den jeweiligen Restwert des Kaffeevollautomaten zum Monatsende auf den Cent genau an. Die Abschreibung erfolgt bis auf einen Restwert von 1 Euro. Dieser bleibt als Erinnerungswert in der Buchhaltung stehen. Wird das Gerät ausrangiert, wird der Erinnerungswert ausgebucht.

 

Anschaffungskosten netto zwischen 250,01 € und 800 €

Liegen die Anschaffungskosten zwischen 250,01 € und 800 €, stehen Firmen drei verschiedene Optionen zur Verfügung. Wie oben bereits ausgeführt dürfen diese Wirtschaftsgüter entweder komplett als Sofortaufwand im Jahr der Anschaffung als Kosten gebucht oder über die Dauer der Nutzungszeit abgeschrieben werden. Die Dritte Option ist, dass sie in einen Sammelposten geführt werden.

 

Was ist ein Sammelposten?

Ein Sammelposten wird in der Buchhaltung auch Pool genannt. In diesem Pool können alle geringwertigen Wirtschaftsgüter über 250 € bis maximal 1000 € (je Wirtschaftsgut) zusammengefasst werden, die in einem Jahr gekauft werden. Alle Güter in diesem Pool werden grundsätzlich komplett über fünf Jahre gleichmäßig abgeschrieben. Weitere Ausführungen dazu liefert der Lohnsteuerhilfeverein in einem ausführlichen Beitrag.

Anschaffungskosten über 800 € bis 1000 € netto

Falls die Anschaffungskosten für den Kaffeevollautomaten mehr als 800 €, jedoch höchstens 1000 € netto betragen, können Steuerpflichtige zwischen der regulären Abschreibung nach Nutzungsdauer und dem Sammelposten wählen.

 

Steuerlichen Rat einholen und Abschreibungsvariante festlegen

 

Grundsätzlich ist es zu empfehlen mit dem Steuerberater die Abschreibungsvariante zu besprechen. Welche die passende ist, hängt von der gesamten betrieblichen Situation ab. Eine pauschale Empfehlung, ob Direktabschreibung, Abschreibung nach Nutzungsdauer oder Sammelposten die bessere Variante ist, gibt es nicht.

 

Weitere Kosten rund um den Kaffeevollautomaten betrieblich absetzen

 

Die weiteren Kosten, die im Zusammenhang mit der Anschaffung, Wartung und Pflege der Kaffeemaschine stehen, sowie die Verbrauchsmaterialien lassen sich ebenfalls steuermindernd geltend machen. Sie werden als laufende Kosten wie klassische Betriebsausgaben gebucht. Zu den typischen weiteren Kosten rund um den Betrieb eines Kaffeevollautomaten gehören diese Positionen:

Neben den Verbrauchsmaterialien ist es notwendig, Kaffeevollautomaten regelmäßig warten zu lassen. Auch diese Kosten lassen sich vollständig steuerlich geltend machen. Geht eine Kaffeemaschine kaputt und ist ein Ersatzteil nötig, werden auch die Reparatur- und Montagekosten als Sofortaufwand im Monat, in dem sie entstehen, buchhalterische erfasst. 

Um die Investition in den Kaffeevollautomaten und die laufenden Kosten betrieblich verbuchen zu können, müssen ordnungsgemäße Rechnungen vorliegen. 

Merkmale einer ordnungsgemäßen Rechnung 

Wie eingangs erwähnt ist die zweite Voraussetzung für den steuerlichen Ansatz, dass eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Eine ordnungsgemäße Rechnung enthält die folgenden Bestandteile:

Über die acht genannten Punkte hinaus gelten weitere Vorschriften, die im Beitrag „Ordnungsgemäße Rechnung zu finden. Unter anderem gelten spezifische Regelungen bezüglich der Aufbewahrungspflicht in besonderen umsatzsteuerlichen Sachverhalten sowie für Gutschriften.

 

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