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Moderne Arbeitszeiterfassung in der Cloud

Der Entwurf war mit Spannung erwartet worden. Kürzlich legte das Bundesministerium für Arbeit und Soziales(BMAS) einen Referentenentwurf vor, wie die Arbeitszeiterfassung für Beschäftigte künftig auszusehen hat. 

Damit geht für die Unternehmen eine ausgedehnte Zeitspanne der Rechtsunsicherheit zu Ende. Hatte doch der Europäische Gerichtshof (EuGH) schon im Mai 2019 die Mitgliedsstaaten angewiesen, objektive, zugängliche und verlässliche Systeme zur Erfassung der täglich geleisteten Arbeitszeit einzurichten.

Eine digitale Arbeitszeiterfassung spart Kosten und Ressourcen! (link)

Arbeitszeiterfassung in der Cloud

Die detaillierte Umsetzung dieses Ziels behandelt der Referentenentwurf nur vage. Aufgrund der Komplexität hinsichtlich moderner Arbeitszeitmodelle, die auch das Home-Office einschließen, arbeiten künftig nur diejenigen Unternehmen zeit- und ressourcenschonend, die sich auf Cloud-Lösungen einlassen. 

Ein cloudbasiertes Workforce-Management (WFM) reduziert die Ausgaben für Hardware-Komponenten dauerhaft. Zudem werden die betriebsinternen IT-Ressourcen geschont und die Personalabteilung entlastet. Im Idealfall wird das gesamte WFM über eine App wie der digitalen Stempeluhr von Papershift gelenkt und kontrolliert.

Analoge versus digitale Arbeitszeiterfassung

Vor der Digitalisierung wurde die Anwesenheit der Mitarbeiter meist per Stundenzettel festgehalten.Viele Firmen arbeiten auch mit Excel-Tabellen, um die Arbeitszeiten zu erfassen. Beide Verfahren sind mit einem hohen Aufwand verbunden. Arbeitsstunden, Pausen, Urlaubs- und Krankheitstage müssen händisch eingetragen werden. Nicht selten passieren gravierende Übertragungsfehler oder werden aufgrund fehlender Nachweise aufwendige Recherchen und Nachfragen notwendig, um die exakte Arbeitszeit festzuhalten.

Bei einer Cloud-Lösung ist neben der Installation einer individuell abgestimmten Software nur ein einfaches iPad beziehungsweise ein Tablet notwendig, das die herkömmliche Stechuhr ersetzt. Jeder Mitarbeiter erhält ein Arbeitszeitkonto, welches die geleisteten Stunden in Echtzeit verbindlich erfasst.

Welche Funktionen erfüllt die digitale Arbeitszeiterfassung?

Die digitale Erfassung der Arbeitszeit umschließt alle Aspekte, die die An- und Abwesenheit der Mitarbeiter betreffen. Die Software ist flexibel anpassbar, die Anwendung ist branchenübergreifend und geräteunabhängig möglich. Dabei erfüllt die digitale Arbeitszeiterfassung die folgenden Funktionen:

  • Personaleinsatzplanung
  • Konnektivität zu nachgelagerten Systemen
  • Komplettes Arbeitszeitmanagement

Vorteile der digitalen Zeiterfassung

Im Vergleich zu analogen Formen der Arbeitszeiterfassung zeichnet sich eine Software durch diverse Vorteile sowohl für die Beschäftigten als auch für das Unternehmen aus.

Vorteile für Mitarbeiter

Jeder Mitarbeiter erhält einen separaten Zugang zum System. Das ermöglicht es, sich jederzeit einen Überblick über sein eigenes Arbeitszeitkonto zu verschaffen. Die geleisteten Arbeitsstunden werden in Echtzeit angezeigt. Dadurch erleichtert sich sowohl die Urlaubsplanung als auch der Abbau von Überstunden. Zudem wird einsehbar, ob sich das Unternehmen an die gesetzlichen Vorgaben hält.

Vorteile für das Unternehmen

Umfangreicher sind die Vorteile einer cloudbasierten Arbeitszeiterfassung für die Unternehmen selbst.

Optimale Auslastung der Personalabteilung

Die Software zur digitalen Arbeitszeiterfassung entlastet die Personalabteilung eines Unternehmens spürbar. Diese Besserung basiert auf den folgenden Aspekten:

  • Beschleunigter Support
  • Bessere Datenverfügbarkeit 
  • ​Arbeitszeitersparnis

Effizienzsteigerung bei Managementaufgaben

Mithilfe einer Software-Lösung entfallen für die höhere Ebene des Unternehmens Aufgaben, die durch einen hohen Zeitaufwand gekennzeichnet sind. Die benötigten Daten werden übersichtlich aufbereitet und können mit einem Blick erfasst werden. Dabei machen sich die folgenden Vorteile bemerkbar:

  • Vereinfachung der Gehalts- und Lohnabrechnung
  • Verlässliche Datenlage
  • Simple und komfortable Anwendung
  • Rechtssicherheit wird in jeder Situation gewährleistet
  • Kalkulierbare und transparente Kosten
  • Kompatibilität und Erhalt effizienter Strukturen auch bei mobilen Arbeitsformen
  • Energiesparende Anwendung, da kein eigener Server benötigt wird

Verbesserung der IT-Sicherheit

Für die Anwendung cloudbasierter Arbeitszeiterfassungssysteme benötigt das Unternehmen keine eigenen IT-Ressourcen, um die Sicherheit des Systems zu gewährleisten. Entweder werden notwendige Prozesse vom System selbst reguliert oder sie fallen in den Arbeitsbereich des Anbieters. In der Folge lässt sich eine signifikante Entlastung des IT-Teams notieren. Unternehmen profitieren dabei von diversen Vorteilen:

  • Regelmäßige Aktualisierungen der Software gewährleisten eine fast unbefristete Systemnutzung
  • Der Aufwand an administrativen Tätigkeiten geht merkbar zurück
  • Im geschützten Datenbereich werden regelmäßige Backups vorgenommen
  • Es sind keine unternehmenseigene Systemanforderungen notwendig
  • Umfassende Verfügbarkeit in Echtzeit
  • Die Versorgung bleibt stabil

Fazit

Die Digitalisierung bringt es mit sich, dass viele Unternehmen umdenken müssen. Um die Vorteile der Vernetzung zu nutzen, sind umfassende Änderungen notwendig. Dies gilt sowohl für Produktionsprozesse und Wertschöpfungsketten als auch für moderne Arbeitszeiterfassungssysteme. 

Betriebe, die den Anforderungen der digitalen Transformation nachkommen, beschleunigen ihre Produktion, reduzieren ihre Kosten und verbessern sukzessive die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen, wodurch ein Wettbewerbsvorteil entsteht. Firmen, die krampfhaft an einer analogen Arbeitswelt festhalten, werden über kurz oder lang abgehängt.