Personalaktenführung in der Öffentlichen Verwaltung unter Berücksichtigung der EU-DSGVO und Aspekte der Digitalisierung

Die Anforderungen an die Personalaktenführung in der Öffentlichen Verwaltung werden durch die Anforderungen zur Digitalisierung (E-Akte/Dokumenten- management) zunehmend beeinflusst.

Da es für die Personalaktenführung der Beschäftigten im Öffentlichen Dienst keine einheitliche Rechtsgrundlage gibt, stellt die zukunftsfähige Aktenführung insbesondere auch hinsichtlich datenschutzrechtlicher Aspekte aus der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) und dem Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) eine komplexe Aufgabenstellung dar.  

Vor dem Hintergrund der besonderen Zugriffsrechte sowie Aufbewahrungspflichten und -fristen für BEM-Akten ist es erforderlich, die Aktenführung bedarfsgerecht zu strukturieren und eine klare Trennung zwischen Personalakte und BEM-Akte sicherzustellen. In dem Seminar erhalten die Teilnehmenden einen Überblick zum Personalaktenrecht mit den wesentlichen Anforderungen und Neuerungen in der Personalaktenverwaltung im Hinblick Datenschutz, Archivierung und Digitalisierung.

Seminarinhalte:

Grundlagen der Personalverwaltung

• Überblick zum Personalaktenrecht
• Änderungen aufgrund der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO)
• Die Personalakte als Grundlage für die Personalverwaltung und Personalführung
• Einflussfaktoren aus dem AGG - Personalprozesse AGG-konform verwalten
• Unterschied Personalakte/BEM- Akte

Anlage und Pflege einer Personalakte

• Aufbau, Struktur und erforderliche Inhalte
• Das Personalstammblatt
• Persönliche und dienstliche Aspekte im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis
• Arbeitsrechtliche Aspekte in der Aktenführung
• Schnittstellen zu automatisierten Verfahren, z. B. Personalmanagementsystemen

Datenschutzrechtliche Aspekte zur Personalakte

• Rechtliche Grundlagen des Datenschutzes und der Personaldatenverwaltung
• Änderungen aufgrund der Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG)
• Trennung Personalakte/BEM-Akte
• Fürsorgepflicht des Arbeitgebers
• Persönlichkeitsrechte des Beschäftigten
• Umgang mit persönlichen Gesundheitsdaten

Aufbewahrungsfristen

• Zu berücksichtigende Aufbewahrungsfristen
• Anforderungen zur Vernichtung der Unterlagen/Akten

Einsichts- und Berichtigungsanspruch

• Rechtliche Grundlagen
• Anliegen und Ansprüche der betrieblichen Mitbestimmung/Personalvertretung

Digitalisierung der Personalakten

• Veränderungen durch Einsatz elektronischer Aktenführung/Digitaler Personalakte
• Relevante Entscheidungskriterien und Einflussfaktoren
• Zugriffsberechtigungen für Personalakten