Projektmanagement in der Praxis

„Das haben wir doch noch nie so gemacht!“ Dieser Satz dürfte im Projektmanagement niemals vorkommen, denn per Definiton ist ein Projekt etwas, das es so zuvor noch nie gegeben hat. Doch die Stolpersteine liegen selten in dem, was neu ist, sondern in dem, was vorhanden ist – dem Know-how der Projektpartner.
 
Die Rahmenbedingungen für Projektmanagement sind übersichtlich:

• Was ist zu tun?
• Wer ist daran beteiligt?
• Wie soll es gemacht werden?
• Bis wann soll es gemacht werden?
• Welche Kriterien sind zu beachten?
• Wer ist wofür zuständig?
• Wer informiert wen?

 
Die Besonderheit von Projekten entsteht aus deren Umfang, den beteiligten Personen und ihren Rollen im Spiel. Wer eine Projektleitung übernimmt, sollte sich vorher also genau informieren, worum es geht.
 
TIPP: Ein Projektleiter fungiert wie der Kapitän an Bord eines Schiffes. Er kennt das Ziel, die Route, die Mannschaft. Er hat die Aufgaben verteilt, den Proviant geordert, die Ausrüstung bestimmt. Er kennt das Schiff, weiß, welche Segel bei welchem Wind zu setzen sind und was zu den Gefahren auf See gehört. All dies weiß er, bevor das Schiff ablegt. Ist dies nicht der Fall, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass diese Fahrt misslingt.
 
Für frischgebackene Projektleiterinnen und Projektleiter ist dies eine erste Hürde im Handeln, denn es gilt nicht nur die Kompetenzen im eigenen Unternehmen zu hinterfragen, sondern auch im Unternehmen des Kunden auf gewissen Standards zu beharren. Belastbarkeit, Rückgrat und ein gewinnendes Wesen sind vorteilhaft. Darüber hinaus müssen Projektmananger in die Zukunft gucken können.
 
Ein neues Projekt besteht aus Absichten, guten Worten und Ungewissheit. Auf das Ziel konnte man sich verständigen, einen Rahmen abstecken. Alles, was daran anknüpft, ist geschätzt. Die zur Verfügung stehende Zeit, die benötigten Kosten, die geplanten Phasen und Meilensteine, die eingesetzten Maschinen, die Hilfsmittel, die Zuverlässigkeit der Projektpartner, das Engagement von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.
 
 
Mit Hilfe von Methoden werden Projekte gemanagt. Dies können zum Beispiel sein:

• Projektstrukturplanung
• Netzplantechnik
• Phasen-Meilenstein-Planung
• Kanban-Methode
• Lean Project Management

 
Unabhängig davon, welche Methode gewählt wird, hat die Projektleitung die Verantwortung, den Verlauf im Blick zu behalten, für die Einhaltung der Regeln zu sorgen, die Motivation stets neu zu beleben und in Krisensituationen sofort mit der richtigen Idee zum richtigen Ansprechpartner zu gehen. Dass dies in der Regel selten so gelingt, macht Projektmanagement zu einen anspruchsvollen und manchmal auch schwierigen Betätigungsfeld.
 
TIPP: Bleiben Sie ehrlich und offen, egal wie kritisch die Situation wird. Sollte ein Projekt in eine Sackgasse geraten, scheuen Sie sich nicht, über einen Abbruch, eine Neuausrichtung oder eine Pause zu sprechen. Gerade in stressigen Situationen, in denen es um Geld, um Zufriedenheit und um Ansprüche geht, sind die wenigsten in der Lage, sachlich und bewusst zu handeln. Eine Bedenkzeit bietet allen eine Gelegenheit zum Nachdenken. Und manchmal ist ein Ende mit Schrecken besser als ein Schrecken ohne Ende.
 
Unumgänglich ist in jedem Projektmanagement die Fähigkeit zur Kommunikation mit verschiedenen Gesprächspartnern. Geldgeber pflegen einen anderen Umgang und manchmal ist der Projektleiter in ihren Augen nur der- bzw. diejenige, die man beschimpfen kann. Die Stärke zu haben, dieses nicht als persönliches Versagen anzusehen, sondern als Ausdruck von Angst um das eigene Geld, ist etwas Besonderes. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen stets erinnert werden an die Verantwortung, ihr Tun in den gewünschten Abständen zu dokumentieren. Gerade weil sie Meisterinnen und Meister ihrer Arbeit sind, ist die Dokumentation der einzelnen Schritte häufig eine ungeliebte Aufgabe. Auch die Beteiligten im Kundenunternehmen sind an der Entwicklung von Projekten beteiligt. Hier wiederum hat die Projektleitung einen anderen Status und wird demzufolge auch anders wahrgenommen. Sich hier ein Standing zu erarbeiten, gehört zu den Aufgaben von Projektleitern. Trotz eines langjährigen Erfahrungsschatzes ist dies immer eine neue Herausforderung, denn wenn eine Mannschaft nicht gut zusammenarbeitet, kommt kein Schiff auf seiner Fahrt voran.
 
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