Wie digitale Buchhaltung ohne Fachwissen funktioniert

Es ist noch gar nicht so lange her, dass Unternehmen ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen in gedruckter Form archivieren mussten. Die Rechnungen wurden in Ordnern aufbewahrt und füllten manchmal meterlange Regale. Es wurde viel Platz verbraucht, aber auch viel Suchaufwand, da der Schlüssel zum Auffinden von Rechnungen in der Regel numerisch war, so dass ein alternativer Zugriff, zB. über den Namen, einen Umweg nehmen musste. Für diejenigen, die es wollen, sind diese Zeiten längst vorbei. 

Viele Rechnungen können heute digital per E-Mail erstellt und versandt werden. Eine etwas umständliche, aber technisch ebenfalls mögliche Lösung ist die Verwendung eines Textverarbeitungsprogramms oder einer Tabellenkalkulation, um die Ausgangsrechnung zu erstellen, auszudrucken, einzuscannen und zu versenden. Immer mehr Kunden verlangen Rechnungen im PDF-Format, d. h. elektronisch. Der Vorteil für den Kunden besteht darin, dass heute fast jedes Programm, das der Verwaltung oder Übermittlung von Nachrichten dient, standardmäßig das PDF-Format darstellen kann. So kann ein Empfänger ein PDF-Dokument auf jedem Endgerät öffnen, vom Desktop über das Tablet bis zum Smartphone. Zu jeder Zeit, an jedem Ort: ein großer Produktivitätsgewinn, weil schnell und sicher, ohne umständliche Aktionen.

Was ist E-Invoicing?

Manchmal wird zwischen der digitalen Rechnungsstellung und der so genannten elektronischen Rechnungsstellung unterschieden. Dann geht es tatsächlich um Nuancen. Viele Selbstständige und kleine Unternehmen erstellen ihre Rechnungen mit einem Textverarbeitungsprogramm oder einer Tabellenkalkulation (z. B. Microsoft Excel). Das Ergebnis ist eine elektronische Datei, die sie ausdrucken, aber auch in einem universell lesbaren Format wie PDF speichern können. Das ist eine elektronische Rechnung. 

Die elektronische Rechnungsstellung ist effizienter, sicherer und schneller, wenn man ein einfaches Rechnungsprogramm verwendet. Die Produktion erfolgt wesentlich schneller und mit viel weniger Aufwand. Außerdem erzeugt ein solches Programm nicht nur das weit verbreitete PDF-Dokument, sondern auch eine so genannte UBL-Version der Rechnung ("Universal Business Language"). Dies ist der internationale Standard, der den vollautomatischen Austausch von digitalen Rechnungen zwischen Computern ermöglicht. So kann die spezialisierte Software Ihres Buchhalters auch diese UBL-Rechnungen vollautomatisch lesen und verarbeiten! 

Trotz der vielen Vorteile scheuen viele Unternehmen den Aufwand, mit der Automatisierung ihrer Rechnungsverarbeitung zu beginnen. Der Einsatz eines Rechnungsprogramm Kleinunternehmer für Selbstständige sowie für kleine und mittlere Unternehmen ist jedoch nicht wirklich komplex oder schwierig. Zumal einige der Anbieter, wie zum Beispiel onRech, sehr einfach zu bedienen sind und ihren Kunden auch mit Rat und Tat zur Seite stehen. 

Mit einem solchen Rechnungsprogramm ist es viel einfacher, Rechnungen zu erstellen und zu verwalten als mit allgemeiner Software wie Textverarbeitungsprogrammen. Auf diese Weise kann ein Selbständiger oder ein kleines Unternehmen schnell und unkompliziert den Schritt zur elektronischen Rechnungsstellung vollziehen und bleibt nicht hinter der Entwicklung zurück, da immer mehr Kunden elektronische Rechnungen verlangen. Die Umstellung ist schnell und einfach und mit ein wenig Recherche und Produktvergleich auch kostengünstig, so dass sich die Kosten für den Nutzer schon nach wenigen Monaten, manchmal sogar nach wenigen Wochen amortisieren.

 

Was spricht für die digitale Rechnungsstellung?

Die Umstellung auf die Online-Rechnungsstellung bietet dem Nutzer zahlreiche Vorteile, unabhängig davon, ob es sich um einen Selbstständigen oder ein kleines Unternehmen handelt. In beiden Fällen sogar mehr als größere Unternehmen, die per definitionem mehr Ressourcen und Mitarbeiter einsetzen können. Diese Vorteile sind;

- Eine große Zeitersparnis, weil nicht jede Rechnung von Grund auf neu erstellt werden muss, denn eine gute Rechnungssoftware verwendet vordefinierte und wiederverwendbare Rechnungsvorlagen mit Ausfüllbereichen. Das spart eine Menge unnötiger Tipparbeit. 

- schnelle und genaue Berechnungen, da die Software die Berechnungen im Bruchteil einer Sekunde durchführt, ohne das Risiko von Fehlern bei der manuellen Verarbeitung

- Das Ergebnis kann sofort als elektronische Rechnung per E-Mail verschickt werden: schnell und sicher, ohne Portokosten oder Verzögerungen bei der Zustellung (und ohne Ausreden, dass eine Rechnung auf dem Transportweg verloren gegangen ist)

- sehr einfache administrative Verwaltung der Rechnungsstellung, da die ausgestellten Rechnungen über mehrere Schlüssel wie Nummer, Produkt, Kundenname, Lieferadresse zugänglich sind. Aber auch eine automatisierte Zahlungsabwicklung mit dem Vorteil klarer Leistungskennzahlen wie Anzahl und Höhe der monatlichen Umsätze, Margen, ausstehende Rechnungen usw.

- höchste Flexibilität für das Unternehmen und den Kunden, da der Kunde einen schnellen Online-Zugang von jedem Ort aus wählen kann, mit der Sicherheit, dass er seine bevorzugte Speichermethode hat

Die Anforderungen an die Umgebung für eine professionelle elektronische Rechnungsstellung

- Ein hohes Maß an IT-Sicherheit: Obwohl digital aufbewahrte Rechnungen viel unempfindlicher gegen Feuer- oder Wasserschäden sind als der klassische Aktenschrank, sind Computerausfälle mit Verlustrisiko natürlich ein Faktor. Wer lokal gespeicherte Software und Daten nutzt, muss für Sicherheit gegen unbefugten Zugriff, sogar Diebstahl, aber auch gegen Ausfälle sorgen. Dies erfordert zusätzlichen Material- und Zeitaufwand, wie z. B. die doppelte Speicherung durch Backups. Antivirenprogramme sind die erste Stufe des Schutzes, aber sie kosten Geld und sind nicht immer überzeugend. 

Wer das nicht selbst organisieren will, nutzt eine Rechnungssoftware in der Cloud, also über das sichere Internet. Dann garantiert der externe Speicher vollautomatische Backups mit permanentem, dauerhaftem und hochsicheren Zugriff auf die Daten. Diese Umgebungen werden von Kriminellen ignoriert, weil der Zeit- und Arbeitsaufwand, der für einen Einbruch erforderlich ist, durch die mögliche Beute bei weitem aufgewogen wird.

- Gesetzlich gesicherte Aufbewahrung: Rechnungen müssen auch im digitalen Zeitalter zehn Jahre lang archiviert werden. Das Unternehmen muss dafür sorgen, dass die Dokumente während dieses Zeitraums sicher aufbewahrt werden, jederzeit zugänglich sind und gewährleistet ist, dass die Originaldaten nicht verändert werden können. Deshalb empfiehlt sich die Ablage bei einem externen Dienstleister, wie es zum Beispiel das Rechnungsprogramm onRech tut. In Verbindung mit der E-Mail-Zustellung sorgt dies automatisch für eine zusätzliche elektronische Kopie in der E-Mail-Historie. Diejenigen, die dies nicht tun, müssen selbst eine elektronische Sicherheitskopie erstellen.

 

Worauf ist bei digitalen Rechnungen zu achten?

Digitale Rechnungen sind schneller, einfacher und bequemer zu bearbeiten als die papierbasierte Verarbeitung. Unabhängig vom Speichermedium - Papier oder elektronisch - ist die kaufmännisch-administrative Abwicklung jedoch ähnlich, einschließlich der Notwendigkeit der Archivierung und der späteren Einsichtnahme in frühere Verkäufe und Dokumente.

1. Das Angebot: Nicht immer, aber oft, kommt der Kostenvoranschlag und die Vereinbarung darüber mit dem Kunden vor der eigentlichen Rechnung. Sie informiert den Kunden unmissverständlich über die zu erbringende Dienstleistung und deren Preis. Da diese Daten in engem Zusammenhang mit der folgenden Rechnung stehen, verwendet eine gute Fakturierungssoftware sie für die Erstellung der Rechnung. Auch dies spart viel Zeit, obwohl eine solche Software die Möglichkeit bietet, Anpassungen vorzunehmen (denn die tatsächliche Arbeit weicht oft von der im Angebot angegebenen ab). 

2. Die Rechnung: Gute Software bietet die Möglichkeit, Rechnungen als Vorlage zu speichern. Der Nutzer öffnet sie dann zum richtigen Zeitpunkt und erfasst die relevanten Daten für den jeweiligen Kunden und die Leistung. Die Software berechnet automatisch, so dass Taschenrechner - und Rechenfehler - überflüssig sind. Die Kalkulation kann ausgeklügelte Schemata handhaben, wie z.B. Rabatte pro und/oder Zuschläge je nach Kunde oder sogar je nach Zeitraum, wie z.B. saisonale Vorteile.

3. Versand von Rechnungen: Die bessere Fakturierungssoftware bietet die Möglichkeit, Rechnungen direkt an Kunden zu senden. Der Versand einer Papierrechnung ist damit überflüssig geworden, ebenso wie die Zeitverschwendung durch die traditionelle Post.

4. Zahlungserinnerungen: Leider ist die Zahlungsmoral mancher Kunden auch im Zeitalter der digitalen Rechnungen nicht besonders hoch. Daher sind auch bei der elektronischen Rechnungsstellung Nachfassaktionen und Mahnungen unerlässlich. Eine gute Fakturierungssoftware enthält Funktionen zum Abrufen nicht gezahlter Beträge. Der Ton dieser Mahnungen kann dann vom Kunden an die jeweilige Situation angepasst werden.