3DSE Expertenforum Projektmanagement 2015 - Summary

Erfolgsfaktoren für die Projektinitialisierung komplexer Entwicklungsprojekte

1  Projektinitialisierung systematisch angehen!

Die Weichen für erfolgreiche Projekte werden bereits weit vor dem Projektstart gestellt. Für den Projektstart, der Definitions- und Initialisierungsphase trennt, legt der Projektauftrag (OEM) bzw. das Angebot (Zulieferer) die geltenden Rahmenbedingungen und Prämissen, wie beispielsweise Betrachtungsumfang, Ziele und eine grobe Ressourcen- und Terminplanung fest. Ab diesem Zeitpunkt steigen üblicherweise Budget- und Ressourcenbedarf auf beiden Seiten (OEM, Zulieferer). Um in der Projektinitialisierung die Kluft zwischen Informationsdefizit und Kostenfestlegung zu beherrschen, gilt es, Projektergebnisse, Prozesse, Rollen und Tooleinsatz systematisch zu planen.

2  Verfügbarkeit fähiger Ressourcen und deren Kontinuität sicherstellen!

In der Definitions- und Initialisierungsphase variiert die Teamstärke und -zusammensetzung. Erfahrungsträger richten das Projekt in der Definitionsphase aus. In der anschließenden Initialisierungsphase ergänzen weitere Schlüsselrollen das Kernteam, um das Projekt gemeinsam effizient zu struktuieren. Gerade im Übergang der Projektphasen ist Kontinuität bei den Schlüsselrollen ratsam. Um stets entscheidungsfähig zu sein, ist die hohe fachliche Kompetenz des Projektleiters von unschätzbarem Wert.

3  Mit dem Kick-Off ein Hochleistungsteam formen!

Der Projekt-Kick-Off schafft gemeinsame Grundlagen für das Projekt. In ihm setzt das Projektteam Standards für den weiteren Projektverlauf, baut gegenseitiges Vertrauen auf und reduziert damit eine Vielzahl aufwändiger Abstimmungen. Weitere Erfolgsfaktoren sind: Projektsponsor einbinden, um Management Attention sicherzustellen; Projektleiter von Moderationsaufgaben entbinden - das spielt ihn frei für die inhaltliche Mitarbeit; Kernteam durch externen Kick-Off auf die Projektarbeit fokussieren. Last but not least gilt: nutzen Sie weiche Faktoren wie ein gemeinsames Event oder einen Kaminabend für das Formen eines Hochleistungsteams!

4  Gemeinsames Zielverständnis schaffen!

Der Projektauftrag formuliert eindeutige Projektziele. Klare Ziele sind insbesondere für lange Projektlaufzeiten relevant, um aus Individualzielen resultierende Konflikte frühzeitig zu unterbinden und eine klare Richtung vorzugeben. Erfassen Sie regionale oder unternehmens-/kundenspezifische Anforderungen frühzeitig und strukturiert. In der Initialisierungsphase ist es dann Aufgabe des Kernteams, ein gemeinsames Zielverständnis zu etablieren und den Projektauftrag zu konkretisieren.

5  Visuelle und direkte Kommunikation leben!

Enge Abstimmung und ehrliche, direkte Kommunikation im Sinne "AnSPRECHpartner vs. AnMAILpartner" mit Key-Stakeholdern, aber auch innerhalb des Kernteams ist erfolgsentscheidend und fördert ein robustes Vertrauensverhältnis nach allen Seiten - das gilt insbesondere für kritische Situationen. Schaffen Sie eine effektive und effiziente Arbeitsatmosphäre durch Co-Location mit Möglichkeiten sich zurückzuziehen. So ermöglichen Sie Höchstleistungen des Projektteams.

6  Emotionale Reife aufbauen und ausstrahlen!

Ein stabiles Projektumfeld etabliert sich in der Projektinitialisierung, das heißt: Schaffen Sie eine Kultur, um Fehler, Risiken oder Probleme offen ansprechen zu können. Binden Sie den Kunden intensiv ein, um eine gemeinsame Wirklichkeit aufzubauen. Dazu braucht es emotionale Reife aller Beteiligten. Starten Sie ein flankierendes Risikomanagement bereits in dieser frühen Phase. Achten Sie auf eine umsichtige Bewertung der Risiken hinsichtlich aller Projektziele, die Beherrschung durch wirksame und fokussierte Kontrollstrategien und führen Sie regelmäßige Reviews durch.