Löschen, beantworten, ignorieren: Hilfe! Wohin mit der E-Mail-Flut nach dem Urlaub?

Wenn man nach dem Urlaub das elektronische Postfach öffnet, ist es mit der Erholung schnell vorbei. Mehrere hundert E-Mails sind keine Seltenheit. FOCUS-Online-Expertin Nicola Schmidt erklärt, wie man damit am besten umgeht. Im Privatleben bleibt es jedem selbst überlassen, wie er mit E-Mails verfahren möchte. Im Berufsleben sieht die Sache jedoch anders aus. Hier entscheidet der Arbeitgeber, was gelöscht wird und was nicht. Wenn Mails vom Arbeitnehmer aussortiert werden, kann das im schlimmsten Fall sogar rechtliche Konsequenzen haben, denn die Daten sind Eigentum des Arbeitgebers.

In der Urlaubszeit kämpfen viele Angestellte mit einem wahren Berg von Mails. Was tun? Zunächst einmal: vorbeugen. In jedem E-Mail-Account lässt sich eine automatische Antwort einrichten, die darauf hinweist, dass sich der Mitarbeiter im Urlaub befindet. Das erspart viele Folgemails. Arbeitnehmer haben einen Anspruch darauf, dass die Firma im Urlaub für eine Vertretung sorgt. Mails sollten an einen Kollegen weitergeleitet werden, der die eingehenden Fragen beantwortet. Einige große Konzerne reagieren auf die E-Mail-Fluten bereits so: Mitarbeiter, die im Urlaub sind, dürfen ihre Mails löschen lassen. Alternativen zum „Löschen“-Button

Gibt es solche Möglichkeiten nicht, bleibt nichts anderes übrig, als die Mail-Flut nach dem Urlaub systematisch durchzugehen. Das Abarbeiten der E-Mails ist Teil der bezahlten Arbeitszeit. Viele Menschen pflegen Kundenkontakte per Mail, in diesem Fall ist der elektronische Postweg gleichwertig mit einem Brief auf Papier.

Das überfüllte Postfach gehört zwar zu den Stressfaktoren am Arbeitsplatz. Doch mit etwas Systematik lässt sich der Stress eindämmen. Sinnvoll ist es, einen zusätzlichen Tag zur Bearbeitung der digitalen Postberge zu gewinnen: Ist der erste Arbeitstag nach dem Urlaub ein Montag, kann man in der Abwesenheitsnotiz angeben, dass man ab Dienstag wieder erreichbar ist. Wer einen Plan hat, gewinnt

Bei der Abarbeitung sollte man immer mit den aktuellsten Mails anfangen und diese in Ruhe durchgehen. Was sich innerhalb von drei Minuten beantworten lässt, erledigt man am besten sofort. Andere Nachrichten sortiert man nach Absender. Dann sind alle Mails zu einem Thema beisammen und können der Reihe nach bearbeitet werden.

Generell gilt: Nach drei Wochen Urlaub hat sich ein Drittel der Nachrichten oft bereits erledigt. Wenn eine E-Mail älteren Datums wirklich wichtig war, so wird sich der Absender höchstwahrscheinlich mehr als einmal gemeldet haben.