Optimiertes Zeitmanagement: So lassen sich die eigene Produktivität und Effizienz steigern

Viele Arbeitnehmer haben ein Problem mit ihrem Zeitmanagement. Ihre Motivation im Job ist durchaus gegeben, allerdings scheitern sie regelmäßig daran, wirklich das Beste aus ihrer verfügbaren Arbeitszeit herauszuholen. 

Effektives Zeitmanagement kann jedoch mit Hilfe von recht einfachen Maßnahmen gelernt werden. Welche Tipps zu berücksichtigen sind, um die eigene Effizienz und Produktivität mit nur wenigen Veränderungen maßgeblich zu steigern, erklärt der folgende Beitrag. 

Mehr Gelassenheit, Zufriedenheit und Erfolg

Der Prozess beginnt in der Regel schleichend: Die To-do-Liste scheint sich wie von Zauberhand zu verlängern, der Kalender ist bis in die letzte Ecke gefüllt und das Handy klingelt ununterbrochen. 

Allerdings ist oft gar nicht die bloße Anzahl von offenen Aufgaben für dieses Phänomen verantwortlich, sondern vielmehr ein unzureichendes System für das Zeitmanagement. Dieses ist jedoch ausschlaggebend, wenn es um mehr Gelassenheit, Zufriedenheit und letztendlich auch Erfolg im Job geht. Glücklicherweise lässt sich das eigene Zeitmanagement aber mit nur wenigen Tricks bereits wesentlich verbessern. 

Aufgaben definieren und priorisieren

Eine sorgfältige Planung ist das A und O, um die Arbeitszeit produktiv und sinnvoll zu nutzen. Im ersten Schritt müssen offene Aufgaben und zu erreichende Ziele daher definiert und anschließend priorisiert werden. Danach kann es an die eigentliche Umsetzung gehen. 

Dadurch, dass die anstehenden Aufgaben zeitlich detailliert eingeplant werden, ist zu jeder Zeit eine klare Übersicht gegeben. Der Fokus liegt immer auf der dringlichsten und wichtigsten Aufgabe, sodass kein Platz mehr für Ablenkungen und sinnlose Detailarbeiten bleibt. Diese stellen im Alltag nämlich oft die größten Zeitfresser bei der Arbeit dar.

Besonders zeitsparend und effizient lässt sich der Workflow planen, wenn dabei auf digitale Tools zurückgegriffen wird. Unternehmen können in diesem Zusammenhang beispielsweise mit Software zur Arbeitszeiterfassung gleich in mehreren Bereichen profitieren – hier können sie darüber mehr erfahren. 

Aufgaben einteilen

Es ist ganz normal, dass im beruflichen Alltag immer wieder unerwartete Herausforderungen auftauchen. Ist dann aber die passende Strategie vorhanden, lässt sich das Ausbrechen eines Chaos verhindern. 

Der wichtigste Tipp lautet in diesem Zusammenhang, größere Aufgaben in mehrere kleine Teilaufgaben einzuteilen. So lassen sich diese Etappenweise bewältigen. Da auf diese Weise immer wieder ein neues Ziel erreicht wird, findet auch immer wieder die Ausschüttung von Glückshormonen statt. Diese sorgen wiederum für neue Motivation. 

Pausen einplanen und aktiv nutzen

Viele Menschen hadern vor allem damit, den Fokus während des Arbeitens aufrechtzuerhalten. Sie schweifen häufig ab und werden unkonzentriert. 

Hilfreich ist in diesem Fall die sogenannte Pomodoro-Technik. Diese unterstützt ein effizientes Ausnutzen der Arbeitszeit und berücksichtigt gleichzeitig die wichtigen Pausenzeiten. Den Pausen kommt schließlich eine ebenso große Wichtigkeit wie der eigentlichen Arbeit zu, denn diese sorgen für die nötige Motivation. 

Der Arbeitstag wird bei der Anwendung der Pomodoro-Technik speziell gegliedert, nämlich in 25 Minuten konzentriertes Arbeiten sowie anschließende Pausen von fünf Minuten. Diese können genutzt werden, um sich an der frischen Luft zu bewegen, News-Updates zu lesen oder Nachrichten zu beantworten. Wichtig ist dabei lediglich, dass in der Pause der Kopf von der Arbeit befreit wird. 

Insgesamt wird viermal zwischen intensivem Arbeiten und den Fünf-Minuten-Pausen gewechselt. Danach folgt eine längere Pause, die zwischen 15 und 30 Minuten dauert.