Kosten- und Prozessoptimierung in der Gastronomie – 9 Tipps

Ständiges Nach- und Durchrechnen sowie Einsparen ist in der heutigen Gastronomie Pflicht – das ist
jedoch eine Sache für das gesamte Team.
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Insbesondere in Deutschland stehen Gastronomie- und Beherbergungsbetriebe seit mittlerweile fast vier Jahren unter Dauerdruck. Erst kam die Pandemie mit ihren Lockdowns und anderen Arbeitseinschränkungen. Dann der Ukrainekrieg mit den dadurch ausgelösten inflationären Preissteigerungen. Die Folge: Zwischen Anfang 2020 und Herbst 2023 kletterten die Gastro-Verbraucherpreise um etwa 25 Prozent in Fast-Food-Restaurants und etwa 21 Prozent für Hauptspeisen in herkömmlichen Lokalen – und die Gäste hielten sich zurück. Zudem mussten tausende Häuser die Pforten schließen.

Nunmehr der Beschluss, den aktuell reduzierten Mehrwertsteuersatz in der Gastronomie ab 2024 wieder auf die üblichen 19 Prozent anzuheben – wogegen unter anderem die Verbände Sturm laufen, da sie eine weitere Pleitewelle befürchten. 

Fakt ist, wer heute einen Gastro-Betrieb leitet, der muss stets gewillt sein, seine Prozesse zu optimieren und zu rationalisieren, um wenigstens halbwegs in der „grünen Zone“ seiner Zahlen zu bleiben. Einige wertvolle Tipps dafür zeigen wir jetzt.

1: Die Speisekarte zusammenstreichen

Ein guter Gastronom möchte möglichst jedem Gast etwas nach dessen Gusto servieren können. In der Praxis gibt es jedoch selbst auf einer nicht sonderlich ausufernden Speisekarte immer Dinge, die weniger nachgefragt werden. An diesem Punkt lohnt es sich erstmalig, wirklich sämtliche Parameter des eigenen Hauses minutiös digital zu erfassen – etwa in einem Tabellenkalkulationsprogramm.

Die Speisekarte verlassen sollte demnach alles, das… 

1. generell selten nachgefragt wird;
2. einzigartige Zutaten benötigt, die nicht auch in beliebteren Menüs genutzt werden;
3. zudem nur mit rasch verderblichen, also nicht lagerfähigen Zutaten hergestellt werden kann.

Im Klartext: Auf der Speisekarte sollten nur gutgehende Genüsse stehen, bei denen sich überdies idealerweise viele Zutaten vielfältig verwenden lassen. 

Tipp 1: Ebenso lohnt es sich, Menge/Gewicht der übriggebliebenen Speisen festzuhalten, weil sich darüber Rückschlüsse auf die Portionsgröße ziehen lassen.

Tipp 2: Die Speisekarte sollte ein gängiges Format wie A4 aufweisen. Auf diese Weise können neue Exemplare problemlos und günstig im eigenen Haus ausgedruckt werden – ohne teuren Dienstleister oder Spezialpapier.

2: Auf längere Lagerfähigkeit setzen

Noch jeder einzelne Champignon, der weggeworfen werden muss, weil er nicht im Mund eines Gastes landete, schmälert den Umsatz. Angesichts dessen sollten Gastronomen bezüglich möglichst vieler Speisen bzw. Zutaten auf zwei miteinander verbundene Elemente setzen:

1. Eine maximal lange Lagerungsfähigkeit ohne Verlust von Qualität.
2. Dort, wo Ware nach Anbruch der Verpackung rasch verbraucht werden muss, maximal passgenaue Portionierungsgrößen.

Doch Vorsicht: Dazu ist genaues Rechnen vonnöten. Denn kleinere Verpackungen sind pro Volumen bzw. Gewicht oft teurer. Was diese Problematik und die Lagerungsfähigkeit anbelangt, so ist die derzeit bestmögliche Antwort für viele Produkte bei Tiefkühlware zu finden. Da sie schockgefrostet wird, bleiben Nährstoffe und Frische(-anmutung) vollständig erhalten. Gleichsam können die Speisen portionsgerecht aufgetaut und zubereitet werden.   

Tipp: Erfahrung und „Augenmaß“ in allen Ehren, aber von den Gewürzen bis zur Gesamtmenge aller Zutaten eines Gerichts sollte in der Küche alles durch Abwiegen standardisiert werden. Andernfalls auftretende Schwankungen beeinflussen die Kalkulation merklich.

Zwischen Schriftarten, Grafiken, Fotos und einem gängigen Papierformat sollte in jedem Gastro-Betrieb stets alles vorhanden sein, um die Speisekarte selbst ändern und ausdrucken zu können.
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3: Preise minimal anheben

Naturgemäß wird insbesondere die Mehrwertsteuererhöhung alles auf der Speisekarte teurer machen, sofern Gastronomen nicht auf einen Teil ihrer Gewinnspanne verzichten und die Erhöhung nicht (vollständig) an den Gast durchreichen. Von dieser Ausnahme einmal abgesehen, kann es sich jedoch mitunter (buchstäblich) sehr bezahlt machen, die Preise für einige Menüs nur um wenige zehn Cent anzuheben. 

Für das einzelne Gericht und den jeweiligen Gast mag es keinen wirklichen Unterschied machen, ob auf der Karte nun 14,20 oder 14,80 Euro stehen – spätestens bei der monatlichen Abrechnung wird sich dieses Mehr jedoch positiv für das Haus bemerkbar machen. Selbst, wenn der Kniff nur bei einer Handvoll besonders beliebter Gerichte angewandt wird, kann die Differenz, aufs Jahr hochgerechnet, mehrere tausend Euro betragen.

4: Dekoration limitieren bzw. abändern

Das Auge isst fraglos mit, weshalb viele Speisen mit einer entsprechenden (essbaren) Deko einfach viel appetitlicher aussehen. Allerdings kostet eine derartige Dekoration nun einmal gutes Geld. Sie in Art oder Menge zu reduzieren, sollte deshalb stets eine Option sein – nachdem man sich einmal die Mühe gemacht hat, den Stückpreis jeder Zitronenscheibe, jedes Petersilien-Sträußchens herauszufinden. 

Übrigens: Reduzieren muss nicht unbedingt Weglassen bedeuten. Ebenso kann es heißen, bloß weniger pro Portion zu verwenden. Etwa eine achtel Zitrone statt bisher einer viertel. 

Zusätzlich oder alternativ kann der dekorative Effekt durch das Geschirr erzielt werden, wenn es mit passenden Mustern verziert ist – und wenigstens einige Zentimeter des Randbereichs sichtbar bleiben.

Tipp: Ovale oder anderweitig längliche Teller sowie naturgemäß generell kleinere Teller lassen Portionen optisch größer wirken. Das geht sogar so weit, dass damit das Sättigungsgefühl ausgetrickst werden kann. 

Jedes Deko-Element eines Menüs kostet Geld. Es ein wenig zu reduzieren, kann sich deshalb schon 
nach einigen Gästen merklich läppern.
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5: Kühlraum optimieren

Ein mehr oder weniger großer Kühlraum gehört zu vielen Gastro-Betrieben dazu. Hierin können gleich mehrere Dinge getan werden, um die Kosten zu optimieren – und nebenbei sogar Verschwendung zu reduzieren:

1. Keinerlei Einwegmaterialien zwischen Folie und Zip-Beuteln. Es gibt für alles HACCP-taugliche Mehrwegbehältnisse. 
2. Genügend Freiraum rund um das Kühlaggregat. Ähnlich, wie eine zu dicht vor der Heizung stehende Couch den Energieverbrauch erhöht, weil die Abstrahlung gehemmt wird, verhält es sich hier mit eingelagerten Lebensmitteln. 
3. Alle Dichtungen regelmäßig nicht nur reinigen, sondern mit einem geeigneten Pflegemittel behandeln. Nur so bleiben sie trotz Dauerkälte geschmeidig und dichten wirklich gut ab. 
4. Grundsätzlich nichts ohne luftdichte Abdeckung einlagern, damit es nicht austrocknet und an Qualität einbüßt.

Bei Kühlschränken empfiehlt es sich zudem, sie mehrmals wöchentlich auszuräumen. Nicht nur zum Reinigen, sondern um womöglich nach hinten gerutschte Produkte gezielt verbrauchen zu können.

Tipp: Grundsätzlich sollte jeder Kühlraum ungeachtet der eigentlichen Tür einen schweren Streifenvorhang besitzen, damit selbst bei nötigem Öffnen so wenig Kälte wie möglich verlorengeht.

6: Küchen-Energieverbräuche reduzieren

Um Speisen anständig zuzubereiten, ist eine Energiemenge X absolut zwingend nötig. In sehr vielen Gastro-Betrieben wird jedoch mehr als dieses Minimum verbraucht. Folgendes hilft dabei, Ist- und Soll-Werte einander anzugleichen:

• Grundsätzlich Deckel und Ähnliches nutzen, damit keine Wärme verlorengeht.
• Möglichst kleines (lies: passend großes) Kochgeschirr verwenden.
• Alle Geräte inklusive Lüftung erst einschalten, wenn sie wirklich benötigt werden – und ebenso sofort abschalten, wenn sie für längere Zeit nicht mehr gebraucht werden. Beispielsweise muss zum allnächtlichen Putzen definitiv keine Lüftung laufen.
• TK-Ware im Kühlschrank auftauen statt in warmem Wasser – das ist nebenbei deutlich schonender.
• Filter regelmäßig reinigen, um ihren Durchgangswiderstand zu reduzieren.
• Dauerhaft offene Türen und Fenster in der Küche unterbinden. Lieber stoßlüften, wenn es zu warm wird.
• Aus demselben Grund die Heizung herunterdrehen, wenn es durch das Kochen von selbst warm genug wird.

Bei allen Geräten mit Wasser sollte zudem die Temperatur ausschließlich den HACCP-Vorgaben entsprechen – jedes Grad mehr ist überflüssig.

Was heißes Wasser anbelangt, können Durchlauferhitzer eine sparsamere Alternative sein – zumindest dann, wenn sie sich ohne umfassende (teure) Neuverrohrung installieren lassen.

Je größer das Küchengeschirr, desto mehr Energie geht darüber verloren und bei Wassergarung
ist mehr Wasser nötig. Sinnvolles Verkleinern ist deshalb zwischen Saucenpfanne und großem Suppentopf die Devise.
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7: Lieferanten-Ist- und -Soll-Preise vergleichen

Beim Verhandeln mit Lieferanten wird am Ende immer eine Preisliste vorliegen. In der Praxis gibt es jedoch oft genug bei den Preisen auf der Rechnung eine gewisse Abweichung nach oben – zuungunsten des Gastronomen.

Dementsprechend sollte jede Rechnung präzise mit den vereinbarten Listen verglichen werden. Fallen die Rechnungspreise höher auf (egal wie gering es auch sein mag), sollte sofort eine Gutschrift beim Lieferanten eingefordert werden. 

Tipp: Ebenso sollte auf bessere Angebote anderer Lieferanten stets reagiert werden, indem man vom bisherigen Lieferanten ähnliche Preise einfordert. 

8: Dienstleister zusammenführen

Zwischen Bank und Versicherung sind viele Gastronomen meistens Kunde bei mehreren Dienstleistern – oft, obwohl es um dieselbe Kategorie geht. Beispielsweise sollte es besser keine unterschiedlichen Konten bei verschiedenen Kreditinstituten geben. Ebenso sieht es mit Versicherungen aus. 

Grundsätzlich sollten insbesondere die Konten auf ein zwingend nötiges Minimum reduziert werden. Darüber hinaus sollte jedoch versucht werden, möglichst vieles bei einem Dienstleister zusammenzuführen – und sich dafür mit einem spürbaren Rabatt belohnen zu lassen.

9: Im Gastraum auf mehr Mehrweg setzen 

Eiswürfel, Bierdeckel, Kaffeefilter, Servietten und Ähnliches sind in vielen Gastronomien Einwegprodukte. Zwar allesamt für sich nur Nullkomma-Kosten verursachend, in der Summe jedoch mit einem definitiv spürbaren Preisschild versehen. 

Tatsächlich gibt es für praktisch alles, was dieser Art im Gastraum verwendet wird, mittlerweile taugliche Mehrweg-Alternativen. Sie fangen bei Untersetzen aus spülbaren Materialien an und enden längst nicht bei Kühlwürfeln aus Edelstahl für Getränke. Was sich dadurch allein an Wasser für Eiswürfel sparen lässt, ist enorm. Nebenbei wird bei sämtlichen Drinks ein Verwässern effektiv verhindert.