Die 10 goldenen Regeln zum Reporting

Die 10 goldenen Regeln zum Reporting

Sie gehören zum Manager, wie das Ei zum Frühstück: Reports. Entscheidungsträger arbeiten

täglich damit. Sie werden an hunderte von Adressaten verschickt, als Papierbericht, als

Powerpoint oder als Excel-Sheet, per mail, per web, gepushed oder gepulled.

Die folgenden 10 Regeln sollen Ihnen zeigen, wie man die Qualität der Reports an sich steigern

kann. Diese Regeln basieren auf der Erfahrung aus mehr als 100 Reporting-Projekten – vom

Individualbericht, über Gruppenreportings bis hin zum konzernweiten Reporting. Sie werden

permanent weiterentwickelt und stehen in der jeweils neuesten Fassung zum Download bereit.1

Inhaltsübersicht

Die 10 goldenen Regeln zum Reporting

Inhaltsübersicht

Regel 1 – Sage genau, wie aktuell Deine Zahlen sind

Regel 2 – Benutze den richtigen Diagrammtypen

Regel 4 – Stelle nur die Informationen auf einer Seite dar, die auch zusammengehören

Regel 5 – Verdichte die Informationen – auch Farben und Symbole können Aussagen treffen

Regel 6 – Benutze dynamische Berichte, in denen der Leser selbst über den Detailausschnitt

entscheidet

Regel 7 – Auch das Auge isst mit, nutze das richtige Styling

Regel 8 –Kommentiere die Zahlen und setze sie in einen Kontext

Regel 9 – Redundanzen so wenig wie möglich, aber so viel wie nötig

Regel 10 – Berichtshefte – eine gute Story(line) ist vonnöten

Regel 1 – Sage genau, wie aktuell Deine Zahlen sind

Berichte beziehen sich häufig auf die Vergangenheit. Sie entstehen aber zu einem Zeitpunkt, an

dem man die Vergangenheit klar oder eben noch weniger klar sehen kann. So ist es von der

Aktualität der Buchhaltung abhängig, ob man am Monatsersten die Vormonatsumsatz schon

verlässlich sehen kann. Was bedeutet das für das Reporting? Es ist wichtig auf den Berichten

selbst deutlich zu machen, auf welchem Stand die Daten sind, die dort reportet werden. Bei

Tagesberichten sollte die Uhrzeit mit angegeben werden.

Wichtig ist außerdem die Qualität der Daten: Sind es geschätzte Daten? Sind sie vorläufig?

Können sie sich im Zeitablauf noch ändern? Haben sich Zahlen im Vergleich zur vorherigen

Berichtsperiode im nachhinein noch geändert? Wie gut war die Datenqualität rückblickend? Die

1 Siehe unter www.Synergetics-GmbH.de

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Antworten sind für den Berichtsempfänger wichtig: Nur mit diesem Wissen kann er die Zahlen

richtig einordnen und konsequent handeln.

Regel 2 – Benutze den richtigen Diagrammtypen

Verschiedene Betrachtungsweisen

erfordern unterschiedliche Diagrammtypen.

Hier sind einige dargestellt:

Zur Darstellung von Zahlen, die sich über

einen Zeitraum verändern, werden

Liniendiagramme benutzt. Sie stellen die

Entwicklung über den Zeitverlauf am

klarsten dar. Dabei können die Messpunkte

(d.h. die tatsächlich vorhandenen

Werte) durch entsprechende Markierungen

deutlich gemacht werden. So entsteht

keine Verwirrung bei der Unterscheidung

zwischen kontinuierlichen gemessen-en

Parametern und zu bestimmten

Zeitpunkten ermittelten Größen.

Wenn es darum geht, einen absoluten

Größenvergleich darzustellen, bieten sich

Säulen oder Balkendiagramme an. Wenn es

erforderlich ist die genauen Werte der

jeweiligen Säulen, bzw. Balken im

Diagramm abzulesen, sind 2D-Diagramme

den 3D-Diagrammen vorzuziehen.

Außerdem können zur Klarstellung die

konkreten Werte auch auf die Säulen selbst

geschrieben werden.

Relative Größenvergleiche können

übersichtlich mit Kreisdiagrammen

dargestellt werden. Dabei muss aber

beachtet werden, dass die Größenverhältnisse

nur hinsichtlich einer

Darstellungsdimension präsentiert werden

können (z.B. Umsatzverteilung auf verschiedene

Standorte. Eine zusätzliche

Darstellung des z.B. zeitlichen Verlaufs

oder Informationen zu den Umsatzträgern

können nicht sinnvoll dargestellt werden.

Die häufig anzutreffende Reihung von

Kreisdiagrammen ist kein adäquates

Darstellungsinstrument.

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Regel 3 – Ändere die Skalierung mit Bedacht

Die Skalierung der Achsen in den traditionellen Diagrammtypen Balken, Säule oder Linie sind

hervorragende Möglichkeiten, bestimmten Botschaften beim Betrachter zu generieren. Wird die

Skalierung gestaucht, d.h. beginnt sie erst ab einem bestimmten Wert, können Unterschiede

überhöht deutlich dargestellt werden. Eine kleine Differenz von z.B. 1% kann optisch durch eine

um 1000% höhere Säule gezeichnet sein.

Die korrektere Darstellung wäre die mit einer logarithmischen Skala. Diese garantiert, dass

beispielsweise Verdopplungen, egal von welchem Niveau, auch optisch als gleichwertige

Veränderungen wahrgenommen werden. So ist bei einer logarithmischen Skalierung die

Umsatzverdopplung von 100 auf 200 mit dem absolut gemessenen genau gleichen Abstand

dargestellt, wie die Verdopplung von 200 auf 400. Da diese Art der Skalierung so wenig

verbreitet ist, muss bei ihrer Benutzung ein deutlicher Hinweis auf ihre Nutzung innerhalb der

Grafik erfolgen.

Regel 4 – Stelle nur die Informationen auf einer Seite dar, die auch

zusammengehören

Cockpits, Dashboards, Scorecards – dies alles sind Berichtsformen, die einen Überblick über die

verschiedensten Aspekte eines Gesamtgeschäfts geben. Viele Praxisbeispielen zeigen jedoch,

dass Berichts-Layouts dem Motto folgen „je bunter und vielfältiger, je besser". Die große Gefahr

dabei ist, dass der Kontext zwischen den einzelnen Darstellungen verloren geht. Solchermaßen

gestaltete Berichte verwirren oft mehr, als bei einer Entscheidung zu unterstützen.

Wer sich einen guten Überblick verschaffen will, muss den Kontext der Daten untereinander

erkennen können. So ist es ratsam, auf eine identische Zeiteinheit in einem Cockpit / Dashboard

oder in einer Scorecard zu referenzieren. Werden die Zahlen für einen bestimmten Monat

reportet, so sollten sich alle Diagramme und Tabellen auf die Zeiteinheit Monat beziehen. Für

Vergleiche mit Vorjahreszeiträumen gilt dies ebenso.

Regel 5 – Verdichte die Informationen – auch Farben und Symbole können

Aussagen treffen

Wer kennt sie nicht: die „Berichte", die ausschließlich aus Zahlenkolonnen bestehen. Stellen wir

uns als Beispiel den Bericht einem Filialisten vor, der täglich als Umsatzbericht für das gesamte

Unternehmen erstellt wird. Er könnte folgende Spaltenstruktur haben:

Tagesumsatz | kum. Monatsumsatz | Anzahl Verkaufstag | Planumsatz Tag | Plan kum.

Monatsumsatz | Abw. Tagesumsatz absolut | Abw. Tagesumsatz relativ | Abw. kum.

Monatsumsatz absoulut | Abw. kum. Monatsumsatz relativ

Schon an der beispielhaften Spaltenstruktur wird deutlich, wie „tapetenhaft" ein solcher Bericht

aussehen würde. Doch „eindampfen" könnte man diesen Bericht nur, wenn man seine

Spaltenstruktur änderte. Das ist schwierig, denn es darf keine der Informationen verloren gehen.

Hier können Farben und Symbole helfen: In unserem Beispiel könnten die Abweichungsspalten

wie folgt „hinterlegt" werden: Für die absolute Abweichung werden Schwellwerte definiert, bei

deren Über-/Unterschreiten der Zahlenhintergrund der Planzahl (oder der Istzahl) eine andere

Farbe einnimmt. Die relative Abweichung kann durch eine einfache Farbgebung der Planzahl

selbst, oder durch Symbole wie Pfeile, sich drehende Daumen, oder ähnliches, wiedergegeben

werden. Geht man einen Schritt weiter, so könnte man sogar auf die Planzahlen selbst

verzichten, denn den Berichtsempfänger dürfte in erster Linie der Vergleich mit dem Plan

interessieren und nicht dessen absolute Höhe.

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Regel 6 – Benutze dynamische Berichte, in denen der Leser selbst über den

Detailausschnitt entscheidet

Papier ist geduldig – und leider auch träge. Ein Print-Report enthält nur die Informationen, die

auf ihm ausgedruckt wurden. Diese Informationen können auf unterschiedlichen Ebenen

(sogenannten Granularitäten) gegeben werden. Beispielsweise kann der Bericht ein ganzes Jahr

umfassen, oder auch die Gesamtumsatzzahlen des Unternehmens. Doch leider wird nicht jeder

Berichtsempfänger dieselben Detailausschnitte sehen wollen. Und selbst wenn man unterstellt,

dass ein Abteilungsleiter nur seine Abteilungszahlen sehen möchte, so ist doch nicht klar, ob er

nicht diese Daten für eine Detailanalyse auf Wochenbasis gerne hätte, oder vielleicht die Daten

seiner Hauptabteilung, um sich zu benchmarken.

Man wird im Vorhinein nicht immer entscheiden können, welche Detailtiefe dem Empfänger den

größten Nutzen bringt. Zumal sich dies erst aus dem Kontext der Zahlen ergeben mag. Deshalb

sind dynamische Berichte vorzuziehen, die dem Empfänger – nach seiner Berechtigung -

Wahlmöglichkeit im Detail ermöglichen. Moderne Reportinglösungen bieten solche Funktionen

standardmäßig an. Ob der User „gepromptet" wird, oder über Kopfdimensionen oder Dynabars

die Auswahl trifft, oder einen Drilldown vollzieht, ist dabei völlig unerheblich. Wichtig ist, dass

der Berichtsempfänger zum Zeitpunkt des Betrachtens des Reports die Entscheidung über die

Detailtiefe treffen kann.

Regel 7 – Auch das Auge isst mit, nutze das richtige Styling

Bei der täglichen Auseinandersetzung mit Berichten spielt sicher auch die visuelle Attraktivität

eine Rolle. Denn: Berichte sollen gelesen werden, Berichte sollen analysiert werden, Berichte

sollen bearbeitet werden. Neben einer klaren und übersichtlichen Struktur sollte auch das Design

/ Styling adäquat sein. Die Nutzung von Logos ist heute meist schon implementiert, aber ein sich

harmonisches Einfügen in das Corporate Design fehlt heutzutage noch häufig. Dabei kommt es

nicht darauf an, buchstabengetreu den CD-Guideline auch im internen Reporting umzusetzen.

Vielleicht machen bestimmte Schrifttypen Probleme in der Darstellung oder Berichtsverteilung,

vielleicht eigenen sich manche Farben nicht für einen schwarz-weiss-Ausdruck. Aber es sollte

auf den ersten Blick klar sein, dass dieser Report von dem Unternehmen kommt, für den es

gemacht wurde. Das kann durchaus so weit gehen, dass das grün der Ampel im Bericht nicht das

Standardgrün von der Strasse ist, sondern dem Farbcode für das Firmengrün aus dem Corporate

Design entspricht.

Denken Sie immer daran, dass jeder Bericht auch mal Leute erreicht, die Ästheten sind, die nicht

im Unternehmen direkt arbeiten (z.B. Banker) oder die die Professionalität der Arbeit auch am

äußeren Erscheinungsbild beurteilen. Es lohnt sich, den „Mehraufwand" des Stylings in Kauf zu

nehmen. Warum sollte für das Berichtsdesign etwas anderes gelten als für das Produktdesign?

Regel 8 –Kommentiere die Zahlen und setze sie in einen Kontext

Definiert sich der Nutzen eines Berichts aus den Tabellen und Grafiken? Sicher auch, aber nicht

ausschließlich. Der (Mehr-)Wert eines Berichts definiert sich über die Interpretierbarkeit des

Gezeigten. Dabei sind Kommentierungen insofern hilfreich, dass bestimmte, sich aufdrängende

Fragen im Vorhinein beantwortet werden können, und der Leser auf bestimmte Sachverhalte in

den Zahlen hingewiesen werden kann.

Leider sind in heutigen Analyse- und Reportingsystemen häufig die Möglichkeiten, solche

Interpretationen und Kommentierungen direkt in Berichten verfügbar und vielleicht sogar

pflegbar zu machen, noch nicht so ausgeprägt vorhanden, wie es technisch möglich wäre.

Genauso häufig sind die Ersteller der Berichte (meist das Controlling) aufgrund der engen

Zeitbudgets und der oft nötigen manuellen Eingriffe im Zusammenstellen der Daten

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(Excelmania) zeitlich nicht in der Lage, die Kommentierungen zu liefern. Ein echter Mehrwert

im Controlling sind die im Microsoft-word-Styling kommentierbaren Berichte, die auch vom

Berichts-Adressaten zum Bericht geöffnet, gelesen und erweitert werden können! Sprechen Sie

uns zu diesem Thema gerne an!

Regel 9 – Redundanzen so wenig wie möglich, aber so viel wie nötig

Viele Autos eine Fernbedienung für die Zentralverriegelung, trotzdem bekommt der Autofahrer

auch noch einen Schlüssel, mit dem er das Auto aufschließen kann und zusätzlich gibt es im

Auto selber noch einen Ver- und Entriegelungsknopf. Warum? Weil es in bestimmten

Anwendungskontexten nötig oder einfach bequemer ist. Das sollte für Informationen in

Berichten ebenso gelten. Auf das Berichtswesen übertragen bedeutet das: Jeder

Wirtschaftsinformatiker lernt während seines Studiums, dass Redundanzen

(Informationsverdopplungen) zu vermeiden sind. Das gilt natürlich auch für einen guten Bericht.

Wenn der Gesamtumsatz des Unternehmens in Tabelle 1 schon dargestellt wurde, ist er für

Tabelle 2 entbehrlich. Aber: Wenn der Gesamtumsatz des Unternehmens schon in Bericht 1

dargestellt wurde, ist er dann auch in Bericht 2 obsolet? Wenn es nur um die reine Information

des Gesamtumsatzes geht, ist das richtig, wenn es in Bericht 2 aber auch um die Anteile am

Gesamtumsatz des Unternehmens geht, dann gilt das nicht! Wie soll man den Anteil vernünftig

bewerten, ohne den Gesamtumsatz zu kennen? Redundante Informationen sollen immer dann

gegeben werden, wenn es dem Komfort des Berichtsempfängers dient.

Regel 10 – Berichtshefte – eine gute Story(line) ist vonnöten

Geht es um ein regelmäßig erstelltes Reporting finden sich meinst nicht nur ein oder zwei

zusammengehörige Berichte, sondern es werden ganze Berichtshefte zusammengestellt.

Auch für diese „Hefte" oder Reporting Packages gilt: Je spannender, je besser strukturiert, desto

intensiver die Nutzung, desto größer der Nutzen. Berichtshefte ohne „Story" oder

„Hauptaussage" sind nicht das Papier wert, auf das sie gedruckt werden.

Aber was macht eine gute Storyline aus? Zunächst muss die Struktur „stimmen". Die

Hauptaussage des Berichtsheftes kann am besten transportiert werden, wenn das Heft einer

hierarchischen Struktur folgt: Gruppierung sind ebenso wichtig, wie die Präsentation der

Informationen von oben nach unten. Dabei müssen die Berichtsformate der Gliederungstiefe

folgen. Wichtig ist auch, nicht standardisierte Themen abzuhandeln, sondern die Botschaften als

Thema zu formulieren. Die Umsatzsatzzahlen z.B. sollten standardisiert wiedergegeben werden,

aber für Besonderheiten in der Berichtsperiode sollten passende Darstellungen gefunden und

präsentiert werden, die von Periode zu Periode vielleicht sogar abweichen. Schließlich ist nicht

jeder Krimi gleich konstruiert, aber es gibt Ähnlichkeiten im Aufbau von Krimis.

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Der Autor

Dr. Stefan Eckstein, Jahrgang 1966, Diplom-Kaufmann, promovierte in Köln zum Thema ‚Entscheidungsunterstützung’. Seine Karriere begann er als Beteiligungscontroller bei einem Krankenhausträger. 1997 wechselte er ins Business-Intelligence-Consulting des Softwareanbieters Oracle. Als Prokurist der MIS AG übernahm Dr. Eckstein die Leitung der Düsseldorfer Niederlassung.Seit Ende 2002 ist er Geschäftsführer der Synergetics Management Information Company GmbH. Synergetics ist spezialisiert auf die Beratung und Umsetzung von Projekten rund um das Thema Controlling und Data Warehouse. Zusätzlich gab er als Inhaber der bundesweit ersten Professur für Business Intelligence sein Wissen und die gewonnenen praktischen Erfahrungen an Studierende der FHDW Bergisch Gladbach, einer staatlich anerkannten privaten Fachhochschule, weiter.

Das Unternehmen

Synergetics ist spezialisiert auf die Beratung und Umsetzung von Projekten rund um das Thema Controlling und Data Warehouses.

Unsere Beratung umfasst den gesamten Lebenszyklus von BI-Projekten und –Systemen: Informationsanalyse, Softwareauswahl & Konzeption, Systemrealisierung, Projektbegleitung, Betrieb und Optimierung.

Referenzen und Preise dokumentieren die international anerkannte Arbeit von Synergetics: Anläßlich der Cognos Performance 2006 wurde der Synergetics Kunde HSH Nordbank mit dem Performance Leaders Award ausgezeichnet.

Die Fachzeitschrift ‚Computerwoche’ und Gartner – der führende Anbieter von Analysen aus der IT-Branche – zeichneten das von Synergetics realisierte ExIS-System der Melitta Haushaltsprodukte als eines der besten deutschen IT Projekte 2004 aus.

Das PowerPlan Projekt der RWE AG wurde beim ‚IMIS Best Practice Award’ der Anerkennungspreis für die beste Data Warehousing und MIS-Anwendung im deutschsprachigen Raum zuerkannt.