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Projektmanagement
Definition Projektmanagement
Unter Projektmanagement (PM) versteht man die Gesamtheit aller Führungsaufgaben, -techniken und -organisation, die für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts nötig ist.
Planung ist nicht alles, aber ohne Planung ist alles nichts.
Für die Durchführung eines Projekts sind vielfältige administrative Aufgaben notwendig. Angebote müssen erstellt werden, Pläne entworfen, Teilnehmer überwacht und gesteuert werden, der Arbeitsfortschritt und die Qualität müssen kontrolliert werden. Das alles dient dazu, das Projekt fristgerecht abzuschließen und den Erfolg und die Wirtschaftlichkeit sicherzustellen. Die Gesamtheit dieser Aufgaben wird als Projektmanagement bezeichnet. In der Arbeitswelt werden Projekte nach ihrem Ziel und den eingesetzten Mitteln unterschieden. Es gibt Investitionsprojekte, Organisationsprojekte sowie Forschungs- und Entwicklungsprojekte. Je nach Projekt muss der Projektmanager bzw. Projektleiter unterschiedliche Qualifikationen mitbringen, wobei Aufgaben wie Planung, Kontrolle und Kalkulation prinzipielle Aufgaben der Projektführung darstellen.
Absehbare und unerwartete Schwierigkeiten
Gutes Projektmanagement bewährt sich in Problemsituationen. Schwierigkeiten bei der Planung und Durchführung von Projekten können in jeder Phase auftreten. Daher ist es wichtig für ein gutes Projektmanagement, eine klare und erreichbare Zielvorgabe zu definieren, die erforderlichen technischen Hilfsmittel zu kennen und zu beschaffen, die Mitarbeiter richtig miteinander zu vernetzen, ein effektives Controlling zu implementieren und den zeitlichen Rahmen realistisch abzustecken. Misslingt das, entstehen Kosten und Verzögerungen, die den Erfolg infrage stellen.
Um solchen Konflikten vorzubeugen, bieten sich unterschiedliche Mittel an. Größere Projekte werden von einem Team durchgeführt, dessen Köpfe unterschiedliche Aufgaben innerhalb des Projektmanagements wahrnehmen. Manchmal ist es geboten, das Controlling vom operativen Management zu trennen. Die durchführenden Teammitglieder verdienen besondere Aufmerksamkeit vom Projektmanagement, wenn von ihnen besondere Leistungen abhängen und sie nicht einfach ersetzt werden können. Bei längerfristigen Projekten kann es sinnvoll sein, einen Coach hinzuziehen, z. B. wenn eine Führungskraft nicht das erforderliche Durchsetzungsvermögen zeigt oder einzelne Teammitglieder es an Teamgeist fehlen lassen.
Externe Berater können helfen
Hier können externe Berater helfen. Die Implementierung von Evaluationsmethoden und Normen kann die Effizienz des Projektmanagements steigern. Wenn bestimmte Schwierigkeiten aufgrund personeller Probleme oder typischer Gegebenheiten absehbar sind, kann das Management vorbeugen indem externer Rat und Hilfe hinzugezogen werden. Wird die operative Steuerung durch den Markt erschwert, lassen sich Risikofaktoren ermitteln, um die Wirtschaftlichkeit der Arbeit sicherzustellen. Auch für eine Fehleranalyse oder eine flexible Zeitplanung stehen Experten zur Verfügung, deren Kenntnisse wertvoll sind und die dazu beitragen könne, das Risiko zu minimieren. Das gilt auch für eine Beratung bei der Finanzierung aufwendiger Projekte.
Reifegradmodelle wie z.B. das Referenzmodell CMMI kommen zum Einsatz, um die Projektkompetenz eines Unternehmens kritisch zu bewerten.
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Dr. Thomas Henkelmann, Director Consulting Services und Associate Partner bei TPG The Project Group
TPG The Project Group GmbH
80796 München
Welche Skills zeichnen einen erfolgreichen Projektmanager aus?
"Allem voran die soziale Kompetenz. Der Projektmanager muss in der Lage sein, mit unterschiedlichsten Charakteren auszukommen. In der Regel hat der Projektmanager mit Leuten zu tun, die nicht dieselbe Sprache sprechen. Also muss er vermitteln können – zum Beispiel zwischen den oft unspezifischen Anforderungen auf der Anwenderseite und dem Technik-Team, das mit den allgemeinen Formulierungen der Nutzer oft nichts anfangen kann. Außerdem sollte ein erfolgreicher Projektmanager Entscheidungen fällen und konsequent vertreten können – auch dem Kunden gegenüber. Hier gilt es, nicht machbaren Vorstellungen klare Absagen zu erteilen. "
Welche Werkzeuge/Methoden führen zum Projekterfolg?
"Platt gesagt, wer schreibt, bleibt. Eine saubere Dokumentation hilft sicher, ein Projekt erfolgreich zu Ende zu bringen. Vor allem, wenn es sich um Change Requests des Kunden handelt. Die muss der Projektmanager sorgfältig erfassen und anschließend vom Kunden freigeben lassen. Wichtig ist auch, dass sich der Projektmanager Zeitpuffer in die Planung einbaut und nicht zu knapp kalkuliert. Unter dem Stichwort „Contingency-Planung“ hat sich das sehr bewährt. Kann also zum Beispiel der Bau einer Komponente zwanzig Tage dauern, sollte der Projektverantwortliche dem Produktionsteam fünfzehn Tage einplanen. So kann auch mal was schiefgehen beziehungsweise auf Unvorhergesehenes reagiert werden, ohne dass der Projekterfolg gleich davon abhängt. "
Welches sind aus Ihrer Sicht die häufigsten Projektprobleme und wie lassen sich diese lösen?
"Unklarheit in den Anforderungen – das ist das häufigste Projektproblem. Am besten kommt der Projektverantwortliche zusammen mit dem Kunden schnell in einen iterativen Prozess. Das heißt, zu Beginn entwirft man eine grobe Lösung und zeigt dem Kunden dann relativ schnell einen Prototypen oder Lösungsvorschlag, auch wenn der natürlich noch nicht perfekt ist. Und dann feilt man gemeinsam mit dem Kunden weiter an der Lösung. Das sind vielleicht zwanzig Prozent mehr Aufwand während des Projekts, doch so kann sich der Projektmanager sicher sein, dass er am Ende die Erwartungen des Kunden erfüllt und auf den Punkt abliefert."
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Expertin für Projektmanagement / Microsoft Project / MS Project Server
TPG The Project Group GmbH
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Director Consulting Services und Associate Partner bei TPG The Project Group
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