Die besten Apps für die flexible Arbeitsgestaltung

Die Art und Weise, wie in den deutschen Unternehmen gearbeitet wird, hat sich in den letzten Jahren deutlich verändert. Der Trend geht immer mehr in Richtung Flexibilisierung. Wo die Arbeit erledigt wird, ist den meisten Vorgesetzten heutzutage mittlerweile egal. Einen großen Schub zur Flexibilisierung haben dabei Tablets beigetragen, die einfach transportiert und so überall zum Einsatz kommen können. Ihr wahres Können entfalten sie allerdings erst im Zusammenspiel mit den richtigen Apps. 

 
Ein Tablet ist die ideale Ergänzung für die flexible Arbeitsgestaltung.
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Welche technischen Mindestanforderungen muss ein Business-Tablet heutzutage erfüllen?

Damit ein Tablet als Werkzeug für den Business-Einsatz taugt, sollte es vor allem einen ausreichend großen Bildschirm besitzen. Kleine Tablets mit 7-Zoll-Bildschirmen sind kaum dazu geeignet, sich eine Excel-Tabelle etwas genauer zu Gemüte zu führen. Deshalb ist eine Bildschirm-Größe von mindestens 10 Zoll ratsam. 

Eine entscheidende Rolle spielt auch die Konnektivität der Tablets. Viele Geräte werden bereits als „2 in 1“ mit Tastatur ausgeliefert. Eine externe Tastatur lässt sich aber auch sonst sehr einfach mit Bluetooth verbinden. Falls das Tablet jedoch auch dazu verwendet werden soll, um beispielsweise eine Präsentationen auf einem Beamer vorzuführen, müssen die entsprechenden Anschlüsse dafür vorhanden sein. Mittels Adaptersteckern kann hier zur Not noch nachgeholfen werden. 

Als Mindeststandard für die Größe des Hauptspeichers gelten aktuell vier Gigabyte. Bei komplexeren Anforderungen sollten es hingegen mindestens 16 Gigabyte sein. Eine untergeordnete Rolle spielt in Zeiten der Cloud-Speicherung hingegen die Größe des internen Speichers. Um eine gute Auswahl an Apps zu installieren, sollten allerdings zumindest 32 Gigabyte zur Verfügung stehen, idealerweise sorgen mindestens 100 Gigabyte dafür, dass es hier zu keinen Komplikationen kommt. 

Wer der Meinung ist, dass diese Systemanforderungen vor allem für viele kleinere Unternehmen kaum leistbar sind, sollte sich die Tablet Angebote auf dem Schnäppchen-Portal Mein Deal ansehen. Aktuell gibt es dort beispielsweise das Huawei MatePad T10 mit 32 Gigabyte internen Speicher für nur 119 Euro statt den sonst handelsüblichen 171 Euro. 

Die Office Suite für das Tablet

Egal ob Immobilienberater, Gesundheitsexperte oder Vertriebsprofi: Wer das Tablet im Geschäftsleben nutzt, kommt kaum ohne eine entsprechende Office Suite aus. Darunter ist ein Software-Paket zu verstehen, das im Mindestfall ein Textverarbeitungsprogramm sowie eine Tabellenkalkulation enthält. Idealerweise ist auch noch ein entsprechendes Präsentationstool enthalten. 

Der Platzhirsch ist in diesem Fall selbstverständlich Microsoft Office. Word und Excel funktionieren auf dem Tablet mittlerweile wirklich ausgezeichnet. Selbstverständlich gibt es aber auch jede Menge Alternativen dazu. Ein entscheidendes Kriterium ist dennoch immer die Kompatibilität zu den Microsoft-Produkten. Wer diese nicht einmal öffnen kann, hat schon verloren. Im Idealfall lassen sich die Dokumente auch im Microsoft-Format speichern. 

Zu den beliebtesten Alternativen zählt deshalb beispielsweise die App „Polaris Office“. Diese ist mit 60 Megabyte Speicherplatz nicht nur äußerst kompakt, sondern darüber hinaus vollständig kompatibel zu Microsoft Office. Darüber hinaus lassen sich auch alle Dokumente als PDFs speichern. Ähnlich bekannt und beliebt bei vielen Benutzern sind auch SmartOffice und OnlyOffice.

Das Tablet als erweitertes Gehirn

Wer mit einem Tablet arbeitet, möchte es meistens auch für seine Notizen verwenden. Aus einfachen Notizen-Apps haben sich mittlerweile echte Dokumentationsarchive entwickelt, mit denen sich alle wichtigen Informationen schnell festhalten lassen und später auch einfach wieder abgerufen werden können.

Vor allem die Möglichkeit, auch Fotos und sogar kurze Videos in den Notizen-Apps speichern zu können, haben deren Funktionsumfang massiv erweitert. Zu den bekanntesten Tools zählt OneNote von Microsoft, das im monatlichen Abo bei Microsoft Office enthalten ist. 

Eine interessante Alternative für Microsoft-Verweigerer stellt hingegen Evernote dar. Die App, die als berühmtes Erkennungsmerkmal einen grünen Elefanten als Logo verwendet, bietet bereits in der kostenlosen Version einen umfangreichen Leistungsumfang. Die Premium-Version kostet hingegen 6,99 Euro monatlich und bietet zusätzlich zur Gratis-Variante die Synchronisation auf beliebig vielen Geräten, einen erweiterten Speicher für einzelne Notizen und ein Upload-Kontingent von 10 Gigabyte pro Monat. 

Wer hingegen nicht von umfangreichen Funktionen erschlagen werden möchte, sollte die App „EasyNotes“ etwas genauer unter die Lupe nehmen. Diese kostenlose App lässt sich sehr einfach personalisieren und kann mit praktischen Checklisten angereichert werden. Das ist beispielsweise sinnvoll für wiederkehrende Prozesse im Geschäftsleben wie beispielsweise die genaue Vorgehensweise bei einem Vertragsabschluss mit einem Kunden. 

Ohne Cloud-Speicher geht gar nichts

Die meisten Tablets haben nur begrenzt internen Speicherplatz zur Verfügung. Oftmals lässt sich dieser auch noch mit einer Speicherkarte einfach erweitern. Doch wer sowohl in der Arbeit als auch unterwegs und im Home-Office stets mit der Letztversion seiner Dokumente arbeiten möchte, sollte diese in einem sicheren Cloud-Speicher aufbewahren. 

Microsoft stellt seinen Abonnenten Speicherplatz im Ausmaß von einem Terrabyte zur Verfügung. Wer nicht gerade eine Vielzahl an Videos oder hochauflösenden Bildern speichern möchte, findet damit für lange Zeit das Auslangen. 

Der bekannteste Herausforderer von Microsoft ist in diesem Fall Dropbox. In der kostenlosen Basisversion sind zwei Gigabyte kostenloser Speicher enthalten. Maßgeschneiderte Angebote für Business-Kunden gibt es in weiterer Folge ab etwa zehn Euro pro Monat. 

Die entscheidenden Kriterien bei der Nutzung eines Cloud-Dienstes sind die Datensicherheit und die Kompatibilität. Für die Arbeit im Office sollte sich der Speicher einfach als Laufwerk im Internet Explorer installieren lassen. Damit lässt sich über den Office-PC oder ein Laptop so einfach auf die Daten zugreifen, als würden sie auf der internen Festplatte liegen. 

Aufgabenmanagement mit der ToDo-Liste

Um seine Aufgaben zu managen, verwenden viele immer noch einen einfachen Notizblock. Doch gerade für Mitarbeiter, die viel unterwegs sind oder an unterschiedlichen Plätzen arbeiten, empfiehlt sich die Verwaltung der eigenen ToDos über eine entsprechende App. Nachdem Wunderlist vor einiger Zeit von Microsoft gekauft wurde, fällt diese App leider weg. Sie wurde allerdings unter dem Namen „Microsoft To Do“ leicht abgeändert in das Office-Abo integriert.

Eine gute Alternative dazu bietet die App „Todoist“. Mehr als 20 Millionen verwenden diese Software, um ihre Aufgaben zu koordinieren und an Deadlines rechtzeitig erinnert zu werden. Auch die Zusammenarbeit in kleineren Projekten lässt sich damit gut gestalten. Die Basisversion ist kostenlos. Zusätzliche Features wie beispielsweise wiederkehrende Vorlagen oder automatische Backups gibt es im Rahmen der Premium-Version für drei Euro monatlich.