Nebenkostenabrechnung erstellen – Was muss man beachten?

Wer Immobilien vermietet, ist dazu verpflichtet, eine jährliche Nebenkostenabrechnung auszustellen. Ziel dieser Abrechnung ist es, die mit der Miete geleisteten Betriebskosten so zu korrigieren, dass die Mieter die Differenz zu den tatsächlich angefallenen Betriebskosten nachzahlen oder zurückerhalten können. Das Erstellen dieser Abrechnung ist vielen Vermietern verhasst - das überrascht nicht wirklich, denn sie ist komplex und aufwendig.

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Was sind eigentlich Nebenkosten?

Per Definition sind Nebenkosten und Betriebskosten nicht dasselbe, auch wenn die beiden Begriffe im Zusammenhang mit Mietimmobilien gerne über einen Kamm geschoren werden. Betriebskosten sind die Kosten, die entstehen, um den Betrieb einer Immobilie aufrechtzuerhalten. Es handelt sich also um die laufenden Kosten für Dinge, die die Bewohnbarkeit von Haus oder Wohnung sicherstellen.

Wie macht man die Nebenkostenabrechnung?

Private Vermieter tun sich oft schwer damit, die Nebenkostenabrechnung korrekt zu erstellen. Doch es ist wichtig, dass die Abrechnung sowohl inhaltlich als auch formal einwandfrei ist. Vermieter, die sich diese komplexe Aufgabe nicht allein zutrauen, können die Betriebskostenabrechnung in wenigen Schritten online erstellen. Eine webbasierte Software kümmert sich um die korrekte rechnerische und formale Erfassung, während der Vermieter sie mit Zahlen füttert.

Das sollte der Vermieter beachten

Wer eine Nebenkostenabrechnung erstellen muss, sollte im Vorlauf auf jeden Fall einige Dinge beachten, um Fehler zu vermeiden.

Auf Vollständigkeit achten

Es gibt Richtlinien darüber, wie eine Nebenkostenabrechnung auszusehen hat. Dabei ist vor allem die Vollständigkeit entscheidend: Vermieter müssen sämtliche Positionen transparent darstellen und gegebenenfalls erläutern. Außerdem dürfen auch der Verteilerschlüssel und eine Erklärung dazu nicht fehlen. Die Abrechnung bei Mehrparteienhäusern sowohl die Gesamtkosten aufweisen als auch den vom jeweiligen Mieter zu tragendem Anteil. Dieser muss dann mit den bisher geleisteten Nebenkostenzahlungen verrechnet werden.

Die Nebenkosten genau benennen

Jede einzelne Kostenart, die in der Betriebskostenabrechnung auftaucht, muss den Mietern verständlich erklärt werden. Aus der Abrechnung muss also nicht nur hervorgehen, wie hoch die Kosten für einzelne Positionen sind, sondern auch wofür genau diese Kosten angefallen sind.

Den richtigen Verteilerschlüssel wählen

Der Verteilerschlüssel entscheidet darüber, wie fair die Umlage der Betriebskosten in einem Mehrparteienhaus tatsächlich ist. Die wohl fairste Möglichkeit ist es, den tatsächlichen Verbrauch einzelner Parteien zugrunde zu legen – dafür sind jedoch für jede Partei separate Zähler erforderlich.

Häufig verwenden Vermieter die Personenanzahl pro Immobilie als Berechnungsgrundlage, so dass Mietparteien mit mehreren Personen auch anteilsmäßig mehr zahlen müssen. Eine Alternative dazu ist die Berechnung in Abhängigkeit der Wohnfläche. Sehr unbeliebt, aber praktisch in der Durchführung ist die Verteilung der Kosten auf die Anzahl der Wohneinheiten – unabhängig von deren Bewohnerzahl oder Fläche.

Umlagefähige Nebenkosten

Heizkosten, Warmwasser, Kosten für die Gebäudereinigung oder auch für den Winterdienst und andere regelmäßig anfallende Kosten, die durch den Wohnbetrieb der Mieter entstehen, sind umlagefähig.

Nicht umlagefähige Nebenkosten

Andere Nebenkosten, die sich aus dem reinen Eigentum des Vermieters an der Immobilie ergeben, sind nicht umlagefähig, dürfen also nicht in der Nebenkostenabrechnung erscheinen. Beispiele dafür sind Grundsteuer, Leerstandskosten oder Verwaltungskosten.

Fristen einhalten

Neben inhaltlichen und formalen Anforderungen müssen Vermieter auch eine Abgabefrist beachten. Diese läuft in der Regel bis zu 31.12. des Jahres, das auf den Berechnungszeitraum folgt. So hätte ein Vermieter für die Nebenkostenabrechnung 2021 Zeit bis zum 31.12.2022.

Streitigkeiten in Hinblick auf die Frist ergibt sich manchmal nach einer Kündigung des Mietverhältnisses. Doch auch bei einem Auszug gilt die gleiche Frist wie unter normalen Umständen – verzogene Mieter müssen also ebenfalls bis zum 31.12. des Folgejahres warten. Viele Vermieter erledigen die Betriebskostenabrechnung aber im Rahmen derEinkommenssteuererklärung und damit häufig früher als es gesetzlich verpflichtend wäre.

Frist für Widerspruch beachten

Es gibt noch eine weitere Frist, die Vermieter einer Wohn- oder Gewerbeimmobilie unbedingt im Hinterkopf haben sollten – die Widerspruchsfrist. Nach Übersendung der Betriebskostenabrechnung haben Mieter ein Jahr lang Zeit, um Widerspruch einzulegen. Lassen Mieter diese Frist verstreichen, können sie keine Einwände mehr vorbringen.

Ansprüche, etwa Rückzahlungen, die sich aus der Nebenkostenabrechnung ergeben, können aber bis zu drei Jahre später geltend gemacht werden. Die Ansprüche eines Mieters, die sich für den Abrechnungszeitraum 2021 ergeben haben und bis 31.12.2022 abgerechnet wurden, können also bis zum 31.12.2025 geltend gemacht werden.