Rückstellungen für Dokumentationsverpflichtungen nach HGB, IFRS und EStG

Bilanzierung Rückstellungen für Dokumentationsverpflichtungen nach HGB, IFRS und EStG StB Prof. Dr. Franz Jürgen Marx / StB Thomas Berg, Bremen Der Beitrag stellt die Bilanzierung von Dokumentations- und Aufbewahrungsverpflichtungen vergleichend dar und zeigt die Notwendigkeit einer umfassenden Analyse des insbes. handels- und steuerrechtlichen Pflichtrahmens. Die Verf. stellen heraus, dass die Rückstellung in Handels- und Steuerbilanz nicht zu diskontieren ist, wodurch eine vereinfachte Wertermittlung möglich wird. Gliederung I. Einleitung II. Dokumentations-, Aufbewahrungs- und Zugriffsbereitschaftsverpflichtungen III. Zeitliche und sachliche Reichweite der Verpflichtungen 1. Handelsrechtlicher Pflichtenrahmen 2. Steuerrechtliche Besonderheiten IV. Dokumentationsrückstellungen als Rückstellungen für öffentlich-rechtliche Verpflichtungen 1. Bilanzierung nach HGB 2. Passivierung nach IFRS 3. Bilanzierung in der Steuerbilanz V. Quantifizierungsproblematik 1. Einzubeziehende Kosten 2. Methodische Aspekte der Rückstellungsbildung VI. Zusammenfassung I. Einleitung Die Steuergesetzgebung der letzten Jahre hat die steuerlichen Informations- und Dokumentationsanforderungen für Unternehmen deutlich erhöht. Dadurch sind einerseits die Ermittlungsmöglichkeiten der Finanzverwaltung verbessert worden und andererseits die Entrichtungs- oder Befolgungskosten auf Seiten der Stpfl. erheblich gestiegen. Neben die allgemeinen Dokumentations- und Aufbewahrungsverpflichtungen nach § 257 HGB und § 147 AO mit sechs bzw. zehnjähriger Reichweite hat der Gesetzgeber vielfältige andere, z. T. erheblich erweiterte, aber auch überlagernde Verpflichtungen geschaffen. So ist durch das Steuersenkungsgesetz 2000 im Windschatten der Unternehmensteuerreform mit § 147 Abs. 6 AO erstmals die Möglichkeit des Zugriffs auf das elektronische Datenverarbeitungssystem des Stpfl. aufgenommen worden. Die Finanzbehörden haben im Rahmen der Außenprüfung das Recht, Einsicht in die elektronisch gespeicherten Daten zu nehmen und die Vorlage von mit Hilfe seines EDV-Systems ausgewerteten Daten bzw. eines entsprechenden Datenträgers zu verlangen. Mit den gesetzlichen Erweiterungen der Dokumentationsverpflichtungen und dem Einsatz elektronischer Archivierungssysteme hat die Thematik deutlich an Bedeutung gewonnen. Im Folgenden wird daher insbesondere der Frage nachgegangen, wie die Verpflichtungen zur Dokumentation und Aufbewahrung bilanziell abzubilden sind. Die vorliegenden Literaturbeiträge kommen hierbei zu unterschiedlichen Lösungen, z. T. wird die Lösung nur für einen der betroffenen Rechnungslegungsbereiche erarbeitet. Die besondere Problemrelevanz besteht in der Bewertung der Verpflichtungen, bei der das Fachschrifttum zu voneinander abweichenden Lösungen gelangt. Mit Urteil vom 19. 8. 2002 VIII R 30/01 hat der BFH entschieden, dass eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, zu der der Gewerbetreibende gesetzlich verpflichtet ist, handels- und steuerrechtlich zwingend zu passivieren ist. Dabei hat der VIII. Senat deutlich die sanktionsbewehrte öffentlich-rechtliche Verpflichtung herausgestellt, die in der Vergangenheit wirtschaftlich verursacht sei und der sich der Stpfl. nicht entziehen könne. Das eigenbetriebliche Interesse an der Aufbewahrung der Unterlagen steht danach der Rückstellungsbildung auch nicht im Wege. Die Entscheidung, die die Erfüllung der herkömmlichen papiergebundenen Aufbewahrungsverpflichtung zum Gegenstand hatte, bezog sich auf die Rechtslage vor den Änderungen der Bewertungsregeln für Passivposten durch das StEntlG 1999/2000/ 2002. Die Bewertungsproblematik hat der BFH weit gehend ausgeblendet und die Entscheidung insoweit an das FG zurückverwiesen. Informationen zu den Autoren Prof. Dr. Franz Jürgen Marx ist Inhaber des Lehrstuhls für Betriebswirtschaftslehre, insbes. Betriebliche Steuerlehre und Wirtschaftsprüfung an der Universität Bremen. Thomas Berg ist Sozius der Steuerberatungskanzlei Thierfeld & Berg, Bremen.