Soft- oder Schrankware in HR

Nutzbare „HR-Software“ oder „Schrankware“?
 
Oft werden erworbene Personalsoftware-Lösungen nur teilweise genutzt. Dadurch verlieren Unternehmen viel Zeit und damit Geld in den Prozessen der Personaladministration. Darüber hinaus sind die Personalabteilungen nicht ad hoc aussagekräftig, was Berichte oder Reports angeht. Das zeigen unsere Erfahrungen aus Beratungs-Projekten in mittelständischen, deutschen  Unternehmen und Konzernen. Häufig werden bei der Anschaffung von ERP-Systemen, Entgelt-Lösungen etc., Zusatzmodule aus dem Bereich HR mitgekauft, oder auf Grund guter Vorsätze HR-Speziallösungen angeschafft. Diese werden dann nicht, oder nur teilweise genutzt. Somit liegen leistungsfähige Funktionsmodule im „Schrank“ und können nicht unter Beweis stellen welche Mehrwerte z.B. ein Weiterbildungsmanagement-Modul, Personalentwicklungs-Tool, Bewerbermanagement oder ein flexibles Reportingtool liefern kann. Selbst wenn alle gekauften Software-Module installiert sind und betriebsbereit sind, werden die Funktionen oftmals bei weitem nicht ausgeschöpft.
Praxisbeispiele
In vielen Fällen werden Daten mehrfach von der Personalabteilung erfasst. Das führt zu Fehlerquellen, Zeitverlust oder sogar dazu, dass Daten aufgrund des Aufwandes gar nicht erfasst werden. Moderne Personalmanagementlösungen bieten bzgl. der Datenerfassung über Portale bereits im Recruiting-Prozess als Bewerber-Portal, oder auch als Mitarbeiter-Portal die Möglichkeit, Informationen direkt vom Bewerber/Mitarbeiter eintragen zu lassen. Diese Informationen, wie z.B. Bildungsabschlüsse, können so in einem Personalmanagementsystem, ohne Aufwand, nach der Einstellung, zur Verfügung stehen. Angebundene Entgelt-Lösungen profitieren ebenfalls von diesen Informationen (z.B.Tätigkeitsschlüssel). Bei integrierten Systemen, oder über Schnittstellen verbundenen Tools, entstehen so dort keine weiteren administrativen Arbeiten mehr.
Korrespondenz mit Bewerbern oder Mitarbeitern sind ohne wirklich gut implementiertes System immer zeitaufwendig und mühsam. Aufgrund dieses Aufwandes wird dadurch auf einige Kommunikationen verzichtet oder diese Kommunikation findet zeitlich versetzt statt. Eine gute, zeitnahe Kommunikation mit Bewerbern und Mitarbeitern fördert jedoch das Image der Personalabteilung und bindet durch die moderne Technologie Mitarbeiter an seinen Arbeitgeber.
Weiterbildungsmaßnahmen werden häufig in Excel oder selbst entwickelten Datenbanken dokumentiert. Neben dem hohen Betreuungsaufwand solcher Lösungen, fehlen die bzgl. der Weiterbildungsmaßnahmen gesammelten Daten, wie z.B. vermittelte Skills, Zeiträume des Seminars, Lehrinhalte etc. in einem zentralen System oder werden mehrfach erfasst. Auch die Organisation und Planung der Weiterbildungsmaßnahmen werden mit gut implementierten Systemen wesentlich vereinfacht und können zielgerichteter durchgeführt werden. Sowohl eine Erfolgskontrolle, als auch ein Kostencontrolling, sind so wesentlich vereinfacht und stehen idealerweise auf „Knopfdruck“ zur Verfügung.
Gerade in der heutigen Zeit ist eine gezielte Personalentwicklung, um z.B. gute Mitarbeiter im Unternehmen zu halten, oder auf besondere Aufgaben hin zu entwickeln, sehr wichtig. Werden jedoch die Fähigkeiten der Mitarbeiter nicht festgehalten, ist eine gezielte Entwicklung schwierig. Modern ausgerichtete Unternehmen haben erkannt, dass die Mitarbeiterbindung nur dauerhaft funktioniert, wenn die Entwicklungsziele der Mitarbeiter mit den Unternehmenszielen gematched werden. Ohne eine gute Personalmanagement-Lösung ist dies sehr schwierig. In modernen Tools werden die Ziele und Zielerreichungen in Mitarbeitergesprächen direkt in ein System geschrieben, der Werdegang des Mitarbeiters durchgängig dokumentiert, und mit Hilfe von intelligenten Berichten ausgewertet und die daraus gewonnen Erkenntnisse umgesetzt.
Auswertungen im HR-Bereich sind häufig starr und unflexibel. Um ad hoc Aussagen über Personalkennzahlen treffen zu können, muss häufig ein hoher Aufwand betrieben werden, da Informationen aus verschiedenen Formaten (Excel, Mitarbeiterakte, Entgeltlösung etc.) zusammengetragen werden müssen, soweit diese Informationen überhaupt vorliegen. In modernen, gut implementierten Lösungen stehen flexibel zu erstellende Reports zur Verfügung, welche anwenderfreundlich so gestaltet und somit auch veröffentlicht werden können.
Eine Kostenkontrolle für HR-Aufwände wird häufig mühsam aus verschiedensten Quellen zusammengetragen, dadurch wird die Aussagekraft geschwächt oder gar eine nötige Reaktion auf gewonnene Erkenntnisse verschoben. In modernen Tools werden die Kosten von der Stellenausschreibung, über Personalvermittler, spätere Weiterbildungen oder Incentives mit dokumentiert und über flexible Reports zur Verfügung gestellt.
 
Ursachen für nicht ideal genutzte Softwarelösungen:

• User akzeptieren die Softwarelösung nicht, weil
  • die User bei der Auswahl der Systeme nicht involviert waren
  • zu wenig Zeit für Schulungen war
  • die Software nicht zu den Prozessen passt, oder umgekehrt
  • zu wenig Zeit für eine Einarbeitung gegeben war
  • die Software für die Anwender zu komplex ist
• In den Personalabteilungen werden keine Zeitfenster für die Pflege und Optimierung der Softwarelösung geschaffen
• Keine klaren Zuständigkeiten der User und KeyUser definiert
• Anwender sind schlecht über die Möglichkeiten der Lösung informiert
• Software- oder Anwender-Probleme nicht gelöst werden
• Prozesse nicht klar definiert sind

Mögliche Lösungen:

• Gute Vorbereitung für eine Software-Einführung
  • Dokumentation und ggf. Optimierung der HR-Prozesse
  • Frühzeitige, konkrete Zieldefinition. Was soll die Software leisten?
  • Festlegen von Prioritäten
  • Zusammenstellung und Definition des Teams (KeyUser, Projektleiter..)
  • Spezifikation einer möglichen Lösung
  • Softwareanbieter-Auswahl
  • Klare Vertragsstruktur zwischen Softwareanbieter und Unternehmen
  • Zeitplan
  • Budgetklarheit

 Stückweise, nach Prioritäten sortierte Einführung von Modulen oder Funktionsbereichen

• Strukturierte Projektarbeit
  • klare Regelung der Verantwortlichkeiten
  • Aufbau und Pflege eines Ticketing-Systems
  • Regelmäßige Erfolgs- und Fortschrittskontrolle
  • …
• Externe Unterstützung durch einen Spezialisten

Die Berater der link-IQ unterstützen Sie unkompliziert, kompetent und effektiv, um den Einsatz Ihrer bestehenden Softwarelösungen im HR-Umfeld zu optimieren. Bei einer geplante Neuanschaffung einer HR Lösung sorgen wir für reibungslose Abläufe von der Auswahl bis zum Betrieb der Lösung. Somit sparen Sie Zeit und Geld. Darüber hinaus tragen wir dazu bei, dass Ihre Personalabteilung noch professioneller und motivierter arbeiten kann.
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                                             
Beratung für effektive HR-Lösungen
                                                              
Rudolf Schuler
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