Wie führe ich einen Agenturpitch aus? 

Beabsichtigt ein Unternehmen eine neue Agentur zu suchen oder ein größeres Projekt zu vergeben, hilft es dabei, Werbeagenturen gegeneinander antreten zu lassen. Das Unternehmen startet eine Ausschreibung und lädt dazu verschiedene Werbeagenturen ein, sich für ein Projekt zu bewerben.

Die richtige Agentur

Es geht aber auch einfacher? Auf www.werbeagentur.de können Marketing-Verantwortliche bei der Agentursuche diese an werbeagentur.de weiterleiten, so dass aus einem Pool von 2.500 Agenturen die passende Agentur gefiltert wird. Auf der Plattform werden Angaben gemacht, welche dann zu einem passenden Match führen. Am Ende sollten höchstens 3 bis 5 Agenturen zur Auswahl stehen.

Vorteil: Kein Vertrag – keine Kosten – die Suche nach den passenden Pitchteilnehmern ist somit vereinfacht und für das Lead zahlen nur die Agenturen eine Vermittlungsgebühr.

Ist die Agentur noch nicht bekannt, kann es nicht schaden, wenn sich das Unternehmen schon vorab erste Präsentationsunterlagen zukommen lässt, um zu prüfen, ob die Agentur zumindest theoretisch zum Unternehmen passt. Ein Sprichwort sagt: „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser, auf der Suche nach einer Agentur“.

Was versteht man unter einem Agenturpitch?

Ein Pitch ist die kurze Vorstellung, Vorschlag, Ansatzpunkt einer Geschäftsidee. Der Ausdruck „Pitch“ stammt aus dem Englischen und bedeutet so viel wie „Ansatzpunkt“ oder es beschreibt die Vorstellung eines Plans oder Idee. Die Darstellung der Geschäftsidee sollte aus der Masse der Anfragen herausstechen und präzise auf den Punkt kommen. Hier gilt. „Jede Idee ist nur so gut, wie sie verkauft wird“. Pitch wird in der Werbung auch als ein kurzes Verkaufsgespräch bezeichnet.

Dazu sind folgende Vorbereitungen nötig

Die Vorbereitung ist das wichtigste. Wenn der Pitch der Agentur erfolgreich verlaufen soll. In diesem Fall sollte sich der Unternehmer mit seinem Team gut darauf vorbereiten.

Neun goldene Agenturpitch Regeln, mit denen kaum noch etwas schief gehen kann:

1. Dafür die nötige Zeit nehmen
2. Alle Beteiligten zusammen an einen Tisch holen
3. Benennung des Projektteams
4. Den Budgetrahmen klären
5. Nach Benchmarks und Best Practices suchen
6. Wichtige Fragen klären
7. Einen realistischen Zeitrahmen festlegen
8. Immer präzise sein!
9. Inklusive der Do`s und Don`ts beim Agenturpitch


Klärung des Budgetrahmens

Für ein Projekt mit der Komponente einer Agentur ist natürlich einer der wichtigsten Faktoren auch der Budgetrahmen. Wie sagt ein Sprichwort: „Ohne Moos nichts los“. Wie teuer darf das Projekt sein? Daher sollten die Agenturen zumindest einen finanziellen Leitfaden zur Verfügung haben, um den Projektrahmen grob abstecken zu können. Nur so kann auch ein gutes Briefing gelingen, da die Ausstattung immer vom Finanzrahmen abhängig ist. Wenn das Budget gerade einmal einen Prosecco zulässt, wird man dafür keinen Champagner bekommen. Warum soll es beim Pitch anders sein?

Informationsabgleich

Nachdem das Briefing an die Agentur gesendet wurde, sollte diese auch die Möglichkeit erhalten, Rückfragen zu stellen oder Unklarheiten zu klären. Es kann nicht schaden, wenn dieser Punkt schon im Anschreiben klar benannt wird. Korrespondieren sollte der Unternehmer mit dem Manager der Agenturen und das Briefing noch einmal durchgeben. Am Ende erspart es mitunter viele offene Fragen bei der Pitch-Präsentation.

Entscheidung treffen

Jetzt sollte sich das Unternehmen die teilnehmenden Agenturen zu einer persönlichen Pitch-Präsentation einladen. Die Termine dazu sollten zeitnah stattfinden. Nur so sind die Ergebnisse noch handwarm im Gedächtnis und können für eine Agentur die optimale Entscheidung treffen.

Benennung des Projektteams

Hier sollte das Unternehmen interne verantwortliche Personen benennen. Wer soll das Projekt lenken, wer kann offene Fragen der Agenturen beantworten und wer gehört dem inneren Projektkreis an?

Jetzt ist es wichtig, das Projektteam an den Tisch zu holen. Alle Entscheider, die mit dem Projekt zu tun haben, sollten bei der Agentur-Präsentation mit vereint am Tisch sitzen. Alle Teilnehmer sollten jetzt eine Meeting-Checkliste bekommen, in denen für die jeweilige Agentur eine Bewertung stattfinden kann. So erhält das Unternehmen am Ende eine aussagekräftige Gesprächsgrundlage und kann so quasi in einem Punktsystem die Gewinner-Agentur ermitteln.

Wie gestaltet sich der weitere Verlauf?

Die Agenturen sollten kurz nach der Pitch-Präsentation über den weiteren Verlauf informiert werden. Hat sich das Unternehmen schon für einen Gewinner entschieden, sollte das Unternehmen aus kollegialer Hochachtung den anderen Agenturen absagen. In der Regel freuen sich die meisten Agenturen über eine so ehrliche Absage.

Soweit alles in Sack & Tüten! Nun sollte das Unternehmen die verbleibende Agentur schnell zu einem Folgetermin einladen, um mit ihr das weitere Vorgehen zu besprechen. Der Vertrag muss gefertigt und unterschrieben werden. Weitere Timings müssen besprochen werden, um Meilensteine zu erarbeiten. Sicherlich sind noch Rückfragen und technische Fragen zu klären.

Alternativen & Grenzen von Pitches

Immer mehr stoßen die klassischen Agenturpitches bei komplexeren Projekten an ihre Grenzen. Aus diesem Grund veranstalten die Unternehmen stattdessen „Workshops“ mit höchstens 3 ausgewählten Agenturen. Bedenken muss man dabei, dass ein Workshop im Gegensatz zu einem Pitch relativ teuer ist.

Lohnt sich ein Agenturpitch?

Die Arbeit mit einem Agenturpitch macht durchaus Sinn! Wichtig dabei ist, dass sich die Agentur und das Unternehmen auf Augenhöhe begegnen (hat nichts mit der Größe zu tun) und fair miteinander übereinkommen. Für einen wertstabilen Pitch ist die wichtigste Grundlage das „Briefing“. Ein solches Briefing sollte ehrlich, ausführlich, umfassend aber auch schonungslos sein. Ein Pitch sollte aktiv mit der nötigen Zeit und Kapazitäten behandelt werden. Schnell mal eben und nebenher ist in keinem Fall von Erfolg gekrönt.