Beitrag, Deutsch, Eine Seite, I.O. Group Gunther Wolf
Erscheinungsdatum: 2006
Seitenangabe: 1-1
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Bitte überlegen Sie schon vor der Besprechung genau, ob und in welchem Umfang Sie den Verlauf der Besprechung dokumentieren lassen wollen. Soll auch festgehalten werden, wie und mit welchen Stimmen Beschlüsse gefasst werden? In den meisten Fällen reicht es sicher aus, wenn lediglich die Ergebnisse in der Reihenfolge der Tagesordnungspunkte festgehalten werden.
Ob bei einem Beschluss-Punkt die vorgesehenen Schritte eingehalten wurden, kann ähnlich wie bei der Tagesordnung mit einem einfachen Kreuz markiert werden. Bei Informations-Tagesordnungspunkten sollten die mitgeteilten Fakten festgehalten werden. Sofern Punkte offen geblieben sind, ist auch dies deutlich zu machen. Insoweit beschreibt die Tagesordnung das Soll, das Protokoll gibt das Ist wieder, den mit der Besprechung erreichten Zustand.
Dies fängt im Kleinen damit an, dass im Protokoll der tatsächliche Beginn und das tatsächliche Ende der Besprechung aufgeführt werden. Anhand der Teilnehmerliste wird vermerkt, wer bei der Besprechung (oder bei den einzelnen Tagesordnungspunkten) anwesend war. Auch Vertretungen und Verspätungen – falls Sie dies mit dem Protokollführer vereinbart haben – werden festgehalten.