Ausgaben als KMU effizient und digital managen 

Die heutige schnelllebige Zeit stellt Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen und erfordert eine hohe und rasche Anpassungsfähigkeit. Gleichzeitig gibt es dank dem technologischen Fortschritt zahlreiche Tools, die dabei helfen, Prozesse unternehmensübergreifend effizienter zu gestalten und zu automatisieren. Besonders in der Ausgabenverwaltung gibt es aber noch großen Nachholbedarf: Vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen gehören manuelle Arbeiten wie das Sammeln und Abheften von Papierbelegen nach wie vor zum Alltag. Doch auch in der Ausgabenverwaltung können verschiedene Tools angewendet werden, die Abläufe optimieren und zugleich transparenter und sicherer gestalten.

Welche digitalen Tools zur Ausgabenverwaltung gibt es?

Die Ausgabenverwaltung stellt einen wichtigen Eckpfeiler in jedem Unternehmen dar. Da es sich hierbei um einen wichtigen, doch gleichzeitig aufwändigen Prozess handelt, sollten sich KMU mit Optimierungsmöglichkeiten auseinandersetzen. Dabei könnten etwa Buchhaltungssoftwares oder ganzeitliche Ausgabenlösungen in Betracht gezogen werden. Denn egal ob für kleine, mittelständische oder große Unternehmen – digitale Tools zur Ausgabenverwaltung erleichtert die Arbeit vor allem langfristig enorm.

Automatisierte Buchhaltungssoftwares

Die klassische Papierbuchhaltung ist aufwändig und nervenaufreibend – manuelle Arbeiten wie das Sammeln und Abheften von Belegen nehmen viel Zeit in Anspruch; oft sind die Belege auch gar nicht mehr auffindbar, wodurch es zu Chaos beim Monats- bzw. Jahresabschluss kommen kann. Doch es geht auch anders: Moderne Buchhaltungssoftwares, welche die Buchhaltung digitalisieren und papierlos gestalten, lösen diesen Schmerzpunkt auf. Von der Steuererklärung über die Kassenbuchführung bis hin zur Rechnungserstellung: Buchhaltungssoftwares ermöglichen die digitale Erledigung von alltäglichen Aufgaben des internen und externen Rechnungswesen. Viele Prozesse werden durch die Softwares teilweise oder gar komplett automatisiert, wodurch es zu großen Zeitersparnissen kommt. So übernehmen viele Anwendungen die Kategorisierung der Ein- und Ausgaben oder führen einen Abgleich von Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit den Kontobewegungen durch, wodurch eine doppelte Bezahlung einer Rechnung vorgebeugt wird.

Ausgabenverwaltung mit physischen und virtuellen Firmenkreditkarten

Damit die Ausgabenverwaltung noch effizienter gemanagt werden kann, sollte auch die Einführung einer ganzheitlichen Ausgabenlösung in Betracht gezogen werden. Anbieter wie Moss setzen dabei auf Firmenkreditkarten für Mitarbeiter, welche in physischer oder virtueller Form vorliegen. Der Clou: Die Firmenkreditkarten lassen sich in unbegrenzter Anzahl für jegliche Zwecke ausstellen und sind dabei direkt mit einer Online-Plattform verbunden, in der alle Zahlungen in Echtzeit einsehbar sind. Somit lassen sich alle Ausgaben digital an einem Ort verwalten und steuern. Je mehr Kreditkarten dabei ausgestellt werden, desto einfacher und schneller können die Zahlungen automatisch der richtigen Kostenstelle zugeordnet werden.

Nach einer Ausgabe wird der zugehörige Beleg von den Mitarbeitern digitalisiert und automatisch vorkontiert. So bekommt die Buchhaltung alle Ausgaben, Buchungen und die zugehörigen Belege übersichtlich bereitgestellt. Fehlt ein Beleg, werden Mitarbeiter automatisch daran erinnert – das verhindert die zeitaufwändige Suche nach Belegen. Alle Buchungsdaten können dann in eine Buchhaltungssoftware exportiert werden, wodurch der Monatsabschluss im Handumdrehen erledigt ist. Durch das Zusammenspiel von einer Buchhaltungssoftware und Firmenkreditkarten, lassen sich somit zeitaufwändige Prozesse einfach optimieren.

Vorteile von digitalem Ausgabenmanagement 

Buchhaltungssoftwares ermöglichen es, Dokumente digital und zentral an einem Ort zu verwalten. Dabei werden auch Abläufe teilweise oder komplett automatisiert, wodurch es zu erheblichen Zeitersparnissen kommt. So werden etwa die Nummernkreise automatisch weitergeführt oder ein automatischer Abgleich von vorhandenen Ein- oder Ausgabenrechnungen mit getätigten Kontobewegungen durchgeführt. Auch Angebote und Rechnungen lassen sich dank Rechnungsvorlagen ganz einfach erstellen, da Pflichtangaben bereits automatisch hinterlegt sind. Gleichzeitig können sich Nutzer auf die Rechtssicherheit der Dokumente verlassen.

Durch eine ganzheitliche digitale Ausgabenlösungen, die auf physischen und virtuellen Firmenkreditkarten basiert, werden Ausgaben automatisch der richtigen Kostenstelle zuordenbar, da alle Kreditkarten personalisiert und bereits mit einem bestimmten Zweck ausgestellt werden. Je mehr Kreditkarten dabei ausgestellt werden, desto einfacher die Zuordnung. Da moderne Anbietern die Möglichkeit bieten, Karten in unbegrenzter Anzahl auszustellen, ist dies auch kein Problem. Mitarbeiter werden nach einer Ausgabe daran erinnert, die Belege zu digitalisieren, wodurch zeitaufwändige Suchen nach Belegen passé sind. Das erleichtert und optimiert die Prozesse in der Ausgabenverwaltung und sorgt für mehr Überblick.

Fazit 

Die Verwaltung von Unternehmensausgaben ist ein aufwändiger Prozess, der dank Buchhaltungssoftwares und Firmenkreditkarten für Mitarbeiter effizienter und transparenter gestaltet werden kann. Durch die Möglichkeit, Firmenkreditkarten in unbegrenzter Anzahl auszustellen, können für jegliche Zwecke eigene Kreditkarten erstellt werden, wodurch die Zuordnung zur richtigen Kostenstelle vereinfacht wird. Durch das Digitalisieren der Belege über die Mitarbeiter entfallen zudem zeitintensive manuelle Arbeiten. Zusammen mit einer Buchhaltungssoftware werden dadurch die Prozesse in der Ausgabenverwaltung optimiert. Da ein Umstieg auf derartige digitale Tools sehr einfach aber dennoch sehr lohnend ist, eignet es sich insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen.