Lohnabrechnung im Fokus: Tipps und Tricks von Experten für eine fehlerfreie und effektive Abrechnung

Wer Mitarbeiter beschäftigt, muss sich auch mit der Lohnabrechnung befassen. Das ist ein zwingendes Erfordernis. Doch wie genau funktioniert die Lohnabrechnung reibungslos? Und welche Fehler gilt es zu vermeiden? Dieser Artikel gibt nützliche Tipps an die Hand, die bei der Abrechnung von Löhnen und Gehältern sinnvoll sind.

Bild: Die Lohnabrechnung ist für Arbeitgeber verpflichtend. Bildquelle: image4you via pixabay.com

Was genau ist eine Lohnabrechnung und weshalb ist sie so wichtig?

Unternehmen können Gehälter und Löhne selbst abrechnen oder von externen Dienstleistern eine Lohnabrechnung erstellen lassen. Jedoch sollte dafür zunächst klar sein, was in einer korrekten Lohnabrechnung enthalten sein muss und weshalb ihr so eine große Bedeutung beigemessen wird.

Grundsätzlich enthält die Lohnabrechnung alle Informationen über den Lohn eines Arbeitnehmers über einen bestimmten Zeitraum. In den meisten Fällen wird diese Form der Verdienstabrechnung monatlich erstellt.

In dem Formular gilt es, die erfolgte Zahlung detailliert aufzuschlüsseln. Nur dann sind alle Daten für alle Beteiligten genau nachvollziehbar. Dazu zählen Arbeitgeber, Arbeitnehmer und das Finanzamt.

Doch nicht nur wegen ihres hohen Gehalts an Informationen ist die Lohnabrechnung so wichtig. Sie ist ebenfalls verpflichtend für Arbeitgeber. Geregelt ist das in der Gewerbeordnung (GewO). Sobald ein Unternehmen also Mitarbeiter einstellt, ist es absolut notwendig, sich mit dem Thema Lohnabrechnungen zu befassen.

Was muss in einer Lohnabrechnung enthalten sein?

Es wird in der Gewerbeordnung nicht nur geregelt, dass eine Lohnabrechnung erstellt werden muss. Sie legt auch genau fest, welche Daten enthalten sein müssen. Zu den Angaben zählen vor allem allgemeine Angaben wie der Name, die Adresse und das Geburtsdatum des Arbeitnehmers, für den die Lohnabrechnung erstellt wird. Doch auch die Sozialversicherungsnummer, die Steuer-ID und die Steuerklasse dürfen nicht fehlen.

Außerdem sind Beginn und eventuell das Ende des Arbeitsverhältnisses essenziell. Der Abrechnungszeitraum und die Bestandteile des Entgelts sind ebenfalls ein Muss. Dazu gehören der Bruttolohn, die Sachbezüge, die Steuerfreibeträge, eventuelle vermögenswirksame Leistungen, der Kirchensteuerabzug und vieles mehr.

Lohnabrechnung selber erstellen oder outsourcen – was lohnt sich mehr?

Monat für Monat müssen Lohnabrechnungen neu erstellt werden. Für Arbeitgeber kann das mit einem erheblichen Aufwand einhergehen. Viel Zeit und auch viel Mühe und Nerven fließen in diese Aufgabe. Daher stellt sich für viele Arbeitgeber die Frage: Lohnt es sich, die Lohnabrechnungen von einem externen Dienstleister erstellen zu lassen?

Tatsächlich stellt das eine hervorragende Möglichkeit dar. Dadurch haben Arbeitgeber weniger Arbeit und mehr Zeit für das, was sie eigentlich tun. Doch noch ein weiterer positiver Effekt geht mit dem Outsourcing einher.

Bei der Erstellung von Lohnabrechnungen muss vieles berücksichtigt werden. Da kann es leicht einmal passieren, dass man ein paar Faktoren vergisst. Doch während das bei anderen Dokumenten womöglich weniger schlimm ist, können solche Fehler bei der Lohnabrechnung erhebliche Folgen nach sich ziehen.

Selbst ein kleiner Fehler kann dazu führen, dass die Lohnsteuer fehlerhaft abgeführt werden. Oder aber es kommt zu fehlerhaften Zahlungen an die Krankenkasse. Des Weiteren lösen zu viel oder zu wenig gezahlte Löhne und Abgaben schnell einmal Haftungsfragen aus. Unternehmen kommt es somit häufig teuer zu stehen, wenn sie bei der Lohnabrechnung ungenau sind.

Da kommt Outsourcing ins Spiel. Externe Dienstleister sind darauf spezialisiert, tagein, tagaus Lohnabrechnungen zu erstellen. Sie kennen alle Besonderheiten und Faktoren, auf die es zu achten gilt. Des Weiteren gibt es auch in dieser Branche immer wieder Neuerungen. Profis bleiben up to date, sodass keine wichtige Änderung übersehen wird.

Alles in allem kann die Beauftragung eines externen Dienstleisters zu einer Kostenersparnis führen. Es kommt Unternehmen oft weitaus günstiger, Lohnabrechnungen extern erstellen zu lassen, als selbst Unmengen an Stunden in diese Arbeit zu investieren oder entsprechende Mitarbeiter einzustellen.

Weitere Pflichten des Arbeitgebers rund um Löhne

Es ist nicht nur verpflichtend, regelmäßig – meist monatlich – eine korrekte Lohnabrechnung für Mitarbeiter zu erstellen. Arbeitgeber haben überdies hinaus, die Abrechnungen ihrer Mitarbeiter fristgerecht an das Finanzamt und andere Einzugsstellen zu übermitteln. Deshalb ist es nötig, dass Arbeitgeber für jeden ihrer Angestellten ein Lohnkonto anlegen und dieses auch gewissenhaft führen.

Zudem gibt es eine Aufbewahrungspflicht. Auch hier macht ein externer Dienstleister Sinn. Er kann dafür sorgen, dass alle Lohnabrechnungen gesammelt aufbewahrt werden und nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist verloren gehen.

Fazit

Lohnabrechnungen sind für Arbeitnehmer nicht nur sehr interessant, sondern auch für den Arbeitgeber verpflichtend. Dabei ist es wichtig, die Abrechnungen korrekt und vollständig zu erstellen. Externe Dienstleister sind dabei eine großartige Hilfe.