Digitale Transformation: Herausforderung und Strategien der Personalabrechnung von morgen

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Für jedes Unternehmen, das Mitarbeiter beschäftigt, ist die korrekte Abrechnung und Auszahlung von Arbeitsentgelten unverzichtbar. Nicht nur hängt von dem Prozess der Personalabrechnung die Rechtssicherheit ab, auch auf die Mitarbeiterzufriedenheit wirkt sie sich aus. Genau deshalb möchten viele Arbeitgeber in diesem Bereich die Effizienz steigern und dabei zugleich die Fehleranfälligkeit senken. So hat die digitale Transformation den Weg in die Büros von Buchhaltern gefunden. Zeitgemäße Softwarelösungen bieten darüber Informationen zu vielen Trends im Bereich der Personalabrechnung, die den Alltag von Unternehmen prägen werden.

Paradigmenwechsel bei der Arbeitsorganisation

Während Schreibtischtätigkeiten früher vor allem mit dem klassischen Büro assoziiert wurden, geben viele Unternehmen ihren Mitarbeitern heute mehr Freiheiten. Im Zuge der Corona-Pandemie ist das Homeoffice zu einer gefragten Alternative zum herkömmlichen Präsenzmodell geworden. Selbstverständlich wissen insbesondere jüngere Arbeitnehmer die Vorzüge des flexiblen Remote-Workings zu schätzen, weshalb Arbeitgeber diese Optionen anbieten müssen, wenn sie für den Fachkräftenachwuchs attraktiv bleiben möchten. Das setzt neben dem richtigen technischen Equipment und Know-how natürlich auch Anpassungen im Personalwesen voraus.

Cloudbasierte Softwarelösungen erlauben die ortsunabhängige Erfassung von Arbeitszeiten in Echtzeit und auch der Zugriff auf relevante Lohndokumente durch Arbeitnehmer wird so erleichtert. Der aktuelle Maßstab ist dabei schon längst nicht mehr die Zustellung als E-Lohnrechnung, sondern das Angebot von Self-Service-Portalen, über die die Belegschaft ihre Daten sowie wichtige Informationen jederzeit einsehen kann.

Personalmangel als Digitalisierungsbeschleuniger

Die „digitale Selbstbedienung“ hat einen weiteren positiven Nebeneffekt: Eine Entlastung der Personalabteilung. Auch Lohnabrechner gehören zu den vielerorts händeringend gesuchten Fachkräften. Die Folge ist, dass viele Abteilungen chronisch unterbesetzt sind, was ein höheres Arbeitsvolumen für die beschäftigten Arbeitskräfte zur Folge hat. Auch in diesen Fällen erweist sich eine konsequente Integration moderner digitaler Tools als Lösung. Zwar ersetzt selbst die smarteste Software keinen Personalabrechner, doch können diese simplen Routineaufgaben an den „virtuellen Assistenten“ abgeben. Im direkten Vergleich zeigen sich hierbei die Vorzüge digitalisierter Arbeitsprozesse.

Während in der klassisch organisierten Personalabrechnung Unterlagen durchforstet und manuell bearbeitet werden müssen, sind diese Aufgaben beim Einsatz digitaler Systeme mit nur wenigen Klicks erledigt. Eingereichte Urlaubsanträge werden etwa direkt an die passenden Stellen weitergeleitet und automatisch mit dem Urlaubstagekonto abgeglichen. Entgelt-Experten haben so Zeit, sich auf ihre eigentlichen Kernkompetenzen zu konzentrieren.

Digitale Meldeprozesse werden zum neuen Standard

Die voranschreitende Digitalisierung hat nicht nur Auswirkungen auf unternehmensinterne Prozesse, sondern verändert auch die Art und Weise, wie Betrieb mit Behörden und Ämtern kommunizieren. Durch die im letzten Jahrzehnt stark vorangetriebene Digitalisierungsinitiative in der Verwaltung kann das Konzept E-Government sein Potenzial mittlerweile voll entfalten. Unter diesem Schlagwort ist die Bereitstellung von digitalen Schnittstellen zu Dienstleistungen und Verwaltungsangelegenheiten zu verstehen. So erlaubt eine automatisierte Anbindung an das Finanzamt oder die Sozialversicherungsträger eine direkte Übermittlung von abrechnungsrelevanten Daten. Die Entwickler von Lohnsoftware-Tools integrieren zu diesem Zweck Schnittstellen, die das Versenden und Empfangen von Dokumenten und Daten direkt aus der Software heraus möglich machen. Das umständliche und zeitraubende Aufrufen unterschiedlicher Webseiten und Portale wird so zunehmend überflüssig.

Grüne Unternehmenskultur ist gefragt

Neben der Digitalisierung spielt vor allem die Nachhaltigkeit eine immer größere Rolle bei unternehmerischen Entscheidungen, Investitionen und der Reorganisation geschäftsinterner Prozesse. Dass beide Trends in gleichem Maße stark das wirtschaftliche Geschehen bestimmen ist kein Zufall, denn die digitale und die grüne Transformation brauchen einander. So ist die Einsparung von Ressourcen wie Papier nur durch den Umstieg auf digitale Alternativen möglich. Der Einsatz digitaler Technologien in der Personalabrechnung ist nicht nur ökologisch sinnvoll, sondern trägt auch zum Image-Wandel des jeweiligen Unternehmens bei. Da vor allem jüngere Arbeitnehmer, aber auch Kunden zunehmend auf Nachhaltigkeit achten, dient eine grüne Unternehmenskultur auch als Marketinginstrument.

Synergien durch die Prozessautomatisierung 

Damit sich die potenzielle Zeitersparnis einer digitalisierten Personalabrechnung voll ausschöpfen lässt, ist eine zuverlässige Prozessautomatisierung nötig. Sind entsprechende Funktionen implementiert, übernimmt das System für die Lohnbuchhaltung selbstständig sich wiederholende Aufgaben. Dazu gehört auch die Pflege von Stamm- und Lohndaten, die regelmäßig abgeglichen und gegebenenfalls ergänzt werden. Dank künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen agieren diese Features mittlerweile viel fehlerunanfälliger als menschliche Akteure. Das garantiert eine besonders hohe Datenkonsistenz. In einer zunehmend vernetzten und digitalisierten Welt stellt die Automatisierung das Fundament für Effizienzsteigerungen dar.

Mehr Sicherheit für Mitarbeiterdaten

Neben KI-Unterstützung und diversen Komfort-Funktionen zeichnen sich moderne Softwarelösungen aus dem Bereich der Personalabrechnung auch durch einen verstärkten Fokus auf Sicherheitsaspekte aus. Dazu trägt zum einen die dezentrale Datensicherung über Cloud-Dienste bei. Gleichzeitig erlauben professionelle Systeme die detaillierte Vergabe von Zugriffsrechten. In Kombination mit sicheren Multifaktor-Authentifizierungen haben Datendiebe und Hacker es um einiges schwerer. Auf der anderen Seite öffnet der Trend zum Homeoffice neue Einfallstore. Cyberkriminelle haben es dabei sowohl auf unsichere und unverschlüsselte Verbindungen als auch auf „Social-Engineering“ abgesehen. Letzteres bezeichnet die bewusste Manipulation von Mitarbeitern mithilfe von gefälschten User-Identitäten. Das Ziel ist dabei immer, an sensible Information oder Zugangsdaten zu kommen. Dies ist im Speziellen für Bereiche mit einem hohen Datenaufkommen wie Personalabteilungen ein Problem. Eine Steigerung der Datensicherheit ist daher keinesfalls nur von technischen Maßnahmen abhängig. Ergänzend setzen immer mehr Arbeitgeber auf eine gezielte Sensibilisierung der Belegschaft für diese Risiken.