Digitale Sachbearbeitung - Dokumentenmanagement für Kanzleien

Die Problemstellung

Im Zentrum der Kanzleiarbeit steht die Erledigung einer Vielzahl „kleiner“ Aufgaben, die – jede für sich gesehen – nur jeweils relativ wenig Zeit in Anspruch nehmen. Abhängig vom Aufgabenbereich (Rechtsanwältin/Rechtsanwalt, Sekretariat) und Kanzleistruktur nehmen diese Arbeiten zwischen 70% und fast 100% der Gesamtarbeitszeit in Anspruch.

Die besondere Herausforderung bei der Erledigung dieser Aufgaben ergibt sich daraus, dass nur ein kleiner Teil der Einzelarbeiten durch äußere Ereignisse oder zwangsläufige Arbeitsabfolgen gesteuert wird: bestimmt werden die Arbeiten zumeist durch „unvorhersehbare und unplanbare“ Ereignisse und Vorgänge (z.B. Telefonate, Posteingänge, Bankkontobewegungen, „weiche“ Fristen wie etwa die von einem Mandanten erwartete Reaktion der Kanzlei). Inhaltlich müssen die meisten Arbeitsschritte manuell im Einzelfall festgelegt werden.

Eine weitere Erschwernis liegt darin, dass in der Kanzlei mit sehr unterschiedli-chen Medien gearbeitet wird (Telefonate, Fax-Ein- und Ausgang, e-mail-Ein- und Ausgang (nebst Anlagedateien), Briefpost, Diktatbänder/Diktatdateien, Dokument-Originale/-Kopien, Vermerken und Notizen, elektronischen Dokumenten etc.), die – in ihrer „natürlichen“ Form – nur schwer zu koordinieren und priorisieren sind.

Hierbei ist es Sache der Kanzleiangehörigen, fortlaufend zuverlässig dafür Sorge zu tragen, dass zu erledigende Arbeiten „gefunden“ werden und alle Arbeiten, die nicht sofort erledigt werden (können), sicher zu einem späteren Zeitpunkt ihre Erledigung finden.

Jeder kann sich noch daran erinnern, dass ihn bei Beginn seiner Tätigkeit in ei-ner Kanzlei diese Vielfalt und Unplanbarkeit irritiert hat, und dass sich nach eini-ger Zeit das Gefühl einstellte, die Aufgaben „halbwegs im Griff“ zu haben.