Ablauforganisation

Definition

Unter Ablauforganisation versteht man die Organisation, durch die bestimmte definierte Arbeitsabläufe laufen müssen, um durchgeführt, abgeschlossen oder erledigt zu werden.

Als Organisation bezeichnet man dabei die Abteilungen, die in einem Unternehmen vorhanden sind (Einkauf, Lager, Produktion, Forschung, Verkauf, Finanz, Controlling, Werbung)

Als Ablauf bezeichnet man die Vorgänge, die benötigt werden, um einen bestimmten Prozess ( Verkauf eines Produktes oder einer Dienstleistung, Entwicklung eines Produktes oder einer Dienstleistung) durchzuführen

Ablauforganisation ist demnach die Beschreibung, welche Prozesse in welchen Abteilungen in welcher Reihenfolge durchgeführt werden müssen, um ein Ergebnis zu erzielen - nahe verwandt dem Workflow oder dem Arbeitsablauf, die manchmal nur Prozesse beschreiben, manchmal aber auch die Abteilungen mit einbeziehen.

Ablauforganisation darf nicht nur eine technische Seite haben. Die Einbeziehung der Mitarbeiter macht die Nutzung eines optimierten Ablaufes erst möglich



Besondere Aspekte

Abteilungsübergreifende Hemmschuhe im Unternehmen finden und lösen mit der Unzufriedenheitsanalyse. Bei Prozessoptimierungen in Untenehmen, die in der Regel auf Verbesserung von Kosten, Qualität und Service beruhen, wird immer wieder ein entscheidender Faktor übersehen.

Neben den Arbeitsabläufen, die innerhalb von Abteilungen beleuchtet werden, bestehen abteilungsübergreifend Hemmschuhe, die den Gesamtprozess verlangsamen. Diese liegen im Organisations- und Kommunikationsumfeld des Unternehmens und führen zur Unzufriedenheit der Mitarbeiter.

Der grundlegende Schlüssel hierzu ist der Mitarbeiter. Optimierungen können mit geringem externem Berater-Aufwand oder komplett selbstständig von Unternehmen durchgeführt werden



Wer braucht Ablauforganisation?

Jeder in jeder Firma: Ablauforganisation und Mitarbeitermotivation darf kein Gegensatz sein. Eigentlich hört man es jeden Tag, in jedem Unternehmen, aber keiner ändert etwas daran. Das Beklagen über andere Abteilungen. Fast immer wird dabei die mangelnde oder zu späte Erledigung von Dingen bemängelt, ohne die man selbst nicht weiterarbeiten kann. Wobei es oft nur eine schwer zu widerlegende Ausrede dafür ist, dass man seine Aufgabe vergessen oder nicht geschafft hat. Abteilungsübergreifende Tätigkeiten sind in ihrer Effizienz nur schwer überprüfbar.

Die Problematik fällt umso stärker auf, je besser ein Unternehmen organisiert ist. Je komplexer die EDV umso komplexer die Problemstellung. Die einzelnen Abteilungen sind im Regelfall in sich gut organisiert. Durch neue Systeme wie SAP ist die EDV jetzt abteilungsübergreifend verknüpft. Die Menschen in den Abteilungen müssten sich nun ebenfalls verknüpfen. Wenn dies nicht geschieht, wird ein neues EDV- System nicht optimal genutzt werden können.



Was kostet Ablauforganisation?

Man kann für ein mittelständisches Unternehmen mit 4 Abteilungen – Verkauf, Einkauf, Produktion, Buchhaltung, inklusive Auswertung und Präsentation Kosten von etwa 4.000 Euro für diese Untersuchung ansetzen. Eine genaue Kalkulation erfolgt nach Abstimmung mit dem Unternehmen anhand des Firmen-Organigramms. Für größere Unternehmungen bestehen spezielle Konzepte, bei denen sich die Analyse und die anschließende Umsetzung ausgehend von einer Abteilung spiralförmig horizontal und vertikal ausbreitet. Aus der Analyse heraus kommen dann Workshops für abteilungsübergreifende Thematiken und/oder spezielle Ablaufoptimierungen wie Verkauf, Reklamation oder Mahnwesen. Die Kosten hierfür sind abhängig von der Größe des Projektes.



Was bringt Ablauforganisation?

Vorgänge werden effektiver schneller und besser. Angestellte werden zu Mitarbeitern. Die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigt, zufriedene Mitarbeiter sind immer bessere Mitarbeiter. Die Kompetenz der Mitarbeiter steigt – das macht mehr Spaß und überträgt sich auf den Kunden. Die Effektivität der Mitarbeiter steigt - Rückfragen und Diskussionen werden vermindert. Die Außenwirkung des Unternehmens auf Geschäftspartner wird kompetenter.



Verwandte Begriffe/Synonyme

Prozessoptimierung, Workflow, Prozesskette, Organisation

• Helmut König